Le pire cauchemar d'un propriétaire d'entreprise est devenu réalité. Un employé de confiance de longue date a avoué avoir détourné des fonds de l'entreprise. Malheureusement, les propriétaires d'entreprise sont souvent absorbés par la gestion des employés, le service à la clientèle et l'extinction quotidienne des incendies qu'une majorité des responsabilités financières sont confiées à quelqu'un d'autre. Cependant, une fois qu'un entrepreneur est victime de fraude, il cherche des réponses pour éviter que la situation ne se reproduise à l'avenir. Un système solide de contrôles internes aide les entreprises à dissuader les employés de commettre des fraudes.
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Éduquer la direction sur les trois indicateurs de fraude. Selon l'Association of Certified Fraud Examiners, la fraude dans les états financiers implique la publication intentionnelle de fausses informations dans n'importe quelle partie d'un état financier. Pour aider à prévenir les activités frauduleuses, la direction doit mettre en place des contrôles internes, ou une structure, et savoir quelles situations rechercher. Les individus commettent une fraude lorsqu'ils sont soumis à une pression situationnelle ou financière, lorsque l'occasion de commettre une fraude est présente et lorsque l'auteur de l'infraction rationalise facilement l'activité frauduleuse.
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Séparer les fonctions de comptabilité. L'un des principaux facteurs d'un système de contrôle interne efficace est la séparation des tâches. La direction aide à prévenir la fraude en réduisant les incitations à la fraude. Une incitation, la possibilité de commettre une fraude, est réduite lorsque les fonctions comptables sont séparées. L'acte de séparation des tâches sépare les fonctions de tenue de registres, d'autorisation et d'examen dans le processus comptable. Pour séparer les tâches, impliquez plus d'une personne dans le processus de préparation des états financiers. Par conséquent, pour que la fraude se produise, deux employés doivent s'entendre pour commettre le crime.
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Établissez un environnement de contrôle solide. Un environnement de contrôle solide, autrement connu sous le nom de ton fort au sommet, implique de faire appel à la direction pour démontrer un comportement éthique. L'ACFE note que quels que soient les paramètres de gestion du ton, ils auront un effet de retombée sur les employés de l'entreprise. Un ton fort est développé en établissant et en se conformant à un ensemble écrit de politiques. Les politiques doivent être concises et inclure les conséquences en cas de non-respect des procédures. De plus, selon le Fraud Examiners Manual de l'ACFE, l'un des moyens les plus simples d'établir un ton moral fort pour une organisation est d'embaucher des employés moralement sains.
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Lancer des examens annuels des états financiers par une partie externe. Dans de nombreux cas, la direction est la partie qui commet la fraude. La direction peut ressentir de la pression pour atteindre les objectifs financiers de l'entreprise ou peut recevoir des incitations si certains objectifs sont atteints. Pour éviter que la direction ne procède à des ajustements trop agressifs des états financiers, demandez à une partie indépendante d'examiner les états financiers sur une base annuelle. L'engagement d'un auditeur pour effectuer un examen ou un audit d'états financiers dissuade les employés de présenter sciemment des états financiers incorrects.