Les propriétaires de petites entreprises sont confrontés à un certain nombre de réglementations gouvernementales fédérales et étatiques concernant l'embauche d'employés, et vous devez vous conformer à ces réglementations. Ils comprennent la distinction entre un entrepreneur indépendant et un employé, la confirmation que les employés sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis et les retenues obligatoires sur les chèques de paie des employés.
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Demandez un numéro d'identification d'emploi auprès de l'Internal Revenue Service. Vous avez besoin de l'EIN à des fins de déclaration fiscale à l'IRS et lorsque vous communiquez des données sur vos travailleurs à certaines agences d'État. Contactez directement l'IRS pour demander un EIN.
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Déterminez si un employé est un entrepreneur indépendant ou un employé en examinant les règlements de l'IRS. Un entrepreneur indépendant est un travailleur indépendant, tandis qu'un employé est une personne qui fournit des services qui peuvent être contrôlés par son employeur. Plus précisément, un employeur a le droit légal de contrôler la façon dont un employé exécute ses services.
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Vérifiez l'admissibilité de l'employée à travailler aux États-Unis en lui faisant remplir le formulaire I-9, Vérification de l'éligibilité à l'emploi, délivré par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis. Vous devez remplir le formulaire et examiner les documents que l'employée soumet pour confirmer son éligibilité à travailler dans le pays ou son statut de citoyen. Vous ne pouvez demander que la documentation spécifiée sur le formulaire I-9.
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Donnez au nouvel employé un formulaire IRS W-4 à remplir à des fins de retenue d'impôt sur le revenu fédéral. Contrairement à la retenue à la source de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, qui sont basées sur des pourcentages fixes, la retenue d'impôt sur le revenu fédéral dépend des tables de retenue d'impôt de la circulaire E de l'IRS et du statut de dépôt et du nombre d'allocations que l'employé réclame sur son W-4. Il est difficile de connaître le montant approprié de l'impôt fédéral sur le revenu à retenir sur les chèques de paie de l'employé sans le W-4.
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Contactez l'agence fiscale de l'État pour connaître les directives applicables en matière de retenue d'impôt sur le revenu au niveau national et local. Quelques États n'obligent pas les employés à retenir l'impôt sur le revenu de l'État, tandis que certains l'exigent en plus de la retenue d'impôt sur le revenu local. L'État peut vous demander de donner à un nouvel employé un formulaire distinct du W-4 à remplir aux fins de la retenue d'impôt sur le revenu de l'État et local. En outre, l'État peut vous demander de vous inscrire pour obtenir un numéro d'identification d'employeur d'État (SEIN) aux fins de l'impôt sur la masse salariale de l'État.
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Inscrivez-vous à votre programme de déclaration des nouvelles embauches de l'État, qui vous oblige à signaler les nouvelles embauches et les employés réembauchés à l'État peu de temps après la date d'embauche ou de réembauche. Le programme aide les agences nationales d'exécution des pensions alimentaires pour enfants à localiser les parents qui doivent une pension alimentaire pour enfants et à émettre des ordonnances de retenue de revenus plus efficacement. La loi fédérale vous oblige à soumettre sept éléments de données: nom de l'employeur, adresse et EIN fédéral, nom, adresse, numéro de sécurité sociale et date d'embauche de l'employé. La loi de votre état peut avoir des exigences supplémentaires.
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Obtenez une assurance contre les accidents du travail conformément aux exigences de l'État. Les employeurs peuvent obtenir l'assurance par le biais du programme national d'assurance contre les accidents du travail, sur une base auto-assurée ou par l'intermédiaire d'une compagnie d'assurance commerciale.
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Souscrivez une assurance invalidité si l'État l'exige. Cette assurance vous oblige à fournir un remplacement de salaire partiel aux employés qui ne peuvent pas travailler en raison d'une blessure ou d'une maladie non liée au travail. La Californie et le New Jersey sont deux États qui exigent cette assurance.
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Contactez le Département américain du travail, de la division des salaires et des heures pour connaître la réglementation fédérale du travail concernant le salaire minimum, les pourboires, la tenue de registres, les pauses, les périodes de repas et la rémunération des heures supplémentaires.
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Consultez le département du travail de l'État pour les exigences de travail de l'État. L'État peut adhérer à certaines lois fédérales du travail, ou il peut avoir ses propres règlements sur le salaire minimum, les pauses, la tenue de registres et les heures supplémentaires.
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Inscrivez-vous auprès de l'agence nationale de la main-d'œuvre aux fins de l'impôt sur le chômage de l'État. La plupart des entreprises sont tenues de payer une taxe de chômage fédérale et d'État. Vous payez la taxe fédérale de chômage à l'IRS et la taxe de chômage de l'État à l'agence de chômage ou de la main-d'œuvre de l'État.
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Obtenez une copie de la publication 15 de l'IRS, le guide fiscal de l'employeur, pour obtenir des instructions sur la façon de retenir les impôts fédéraux sur les chèques de paie des employés et de les payer à l'IRS. La publication vous indique également comment payer vos propres impôts fédéraux à l'IRS.