La tenue de livres pour les organisations à but non lucratif implique les tâches et principes comptables habituels que toutes les entreprises utilisent pour enregistrer, suivre et analyser les transactions financières, bien que certains aspects de la comptabilité soient affectés par les différences entre les organisations à but non lucratif et à but lucratif. L'entité à but lucratif répond à ses actionnaires, tandis que l'allégeance de l'organisation à but non lucratif est à sa mission et à son conseil d'administration ou ses membres. Après avoir déterminé son exercice et son modèle comptable, une organisation à but non lucratif, en raison de son statut d'exonération fiscale et de sa dépendance à l'égard de la confiance du public, a quelques exigences distinctes en matière de comptabilité.
Associations à but non lucratif
En échange du statut d'exonération fiscale que l'Internal Revenue Service accorde aux organisations à but non lucratif qualifiées, l'organisation accepte la gouvernance par son conseil d'administration à but non lucratif ou par des membres votants. Les organisations à but non lucratif acceptent également un niveau élevé de transparence financière. Le code fiscal de l'IRS en vertu duquel une organisation à but non lucratif obtient le statut d'exonération fiscale affecte les détails de la tenue des registres financiers. Les dossiers financiers, par exemple, doivent révéler l'engagement de l'organisation à but non lucratif envers son objectif caritatif déclaré par l'utilisation appropriée de ses actifs.
Principes comptables généralement reconnus pour les organismes sans but lucratif
Les teneurs de livres à but non lucratif peuvent se tourner vers les normes comptables établies pour toutes les entreprises privées par le Financial Accounting Standards Board, ou FASB, et l'American Institute of Certified Public Accountants, ou AICPA. Les deux groupes publient des principes comptables généralement acceptables, ou PCGR, spécifiquement pour les organismes sans but lucratif. Par exemple, le FASB 116 concerne l'enregistrement et la déclaration des revenus des contributions, y compris les contributions restreintes aux donateurs et les promesses de dons. Le FASB 117 oblige les organisations à but non lucratif à utiliser les états financiers listés: état de la situation financière, état des flux de trésorerie, état des activités et, pour certains organismes sans but lucratif, un état des dépenses fonctionnelles.
Revenus et dépenses
Les revenus et les dépenses de l'organisation à but non lucratif diffèrent de ceux d'une entreprise à but lucratif. Les sources de revenus à but non lucratif comprennent les dons, les frais de programme, les revenus des ventes, les cotisations des membres, les revenus de placement et le produit des événements de collecte de fonds. Les dépenses à but non lucratif comprennent le loyer, les salaires, les déplacements, les frais postaux, les services financiers et les dépenses de financement. Le FASB 117 exige également que les organismes sans but lucratif regroupent les dépenses sous gestion et en général, les programmes et la collecte de fonds ou le développement de l'adhésion. Bien que, comme pour toute entreprise, les transactions financières soient enregistrées dans un système de comptes qui comprend le grand livre de l'organisation, l'enregistrement des dons de bienfaisance nécessite des détails supplémentaires. Le FASB 117 oblige les organismes sans but lucratif à enregistrer les contributions caritatives comme non restreintes ou comme temporairement ou définitivement restreintes.
Actif net
L'organisme à but non lucratif, comme celui à but lucratif, s'intéresse à ses résultats financiers. Ses administrateurs veulent savoir, par exemple, combien de capitaux propres l'organisation à but non lucratif a accumulé ou combien ses revenus dépassent ses dépenses. L'actif net détermine si le travail de l'organisation à but non lucratif est durable ou s'il y a de la place pour la croissance. Le calcul utilisé pour déterminer les actifs nets, appelés bénéfices dans les entreprises à but lucratif, répond à cette question. Cette importante équation comptable, selon le Conseil national du Fonds de recherche sur la vie agricole et le travail dans son «Guide de la comptabilité de base pour les organisations à but non lucratif», est l'actif moins le passif égal l'actif net. Les actifs comprennent tout élément de valeur détenu par l'organisation à but non lucratif, comme les liquidités, les placements, les biens, les véhicules et les comptes débiteurs. Les passifs sont les dettes de l'organisation à but non lucratif, telles que les remboursements de prêts.