Les organisations à but non lucratif embauchent souvent des planificateurs d'événements professionnels pour organiser des dîners de collecte de fonds. Les dîners de collecte de fonds peuvent collecter des fonds importants et fournir également une occasion aux sympathisants, aux bénévoles et au personnel de l'organisation de se mêler, de s'amuser et de renouveler leur engagement envers la mission de l'organisation à but non lucratif. Certains organismes sans but lucratif organisent des dîners de collecte de fonds annuels qui sont prévus comme des événements communautaires festifs pour promouvoir et soutenir une bonne cause. Un événement mémorable est important, mais le but principal du dîner-bénéfice est d'amasser des fonds. À cette fin, une planification et une exécution détaillées sont nécessaires pour un événement réussi.
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Commencez à planifier le dîner suffisamment à l'avance pour accomplir les tâches importantes. Par exemple, vous devrez peut-être réserver une salle de banquet ou d'autres arrangements nécessitant une notification préalable.
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Rencontrez des représentants de l'organisation à but non lucratif pour décider des principaux aspects du dîner de collecte de fonds, y compris le menu, la date et l'heure et si l'événement sera sous forme de buffet ou si le personnel servira. L'organisation à but non lucratif peut décider d'avoir un dîner simple ou d'inclure une vente aux enchères ou un autre événement pendant le dîner.
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Rédigez un contrat pour vos services commerciaux et indiquez le montant que vous facturez pour vos services, le travail à effectuer et la manière dont le paiement doit être effectué. Vous pouvez décider de payer toutes les dépenses et de soumettre des factures pour remboursement. Vous pouvez facturer un tarif forfaitaire pour l'événement qui comprend tous les coûts. Vous et l'organisation à but non lucratif pourriez décider que votre rôle se limite à la planification et l'organisation à but non lucratif se chargera des finances. Utilisez le contrat signé pour guider votre travail avec l'organisation à but non lucratif.
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Élaborer un budget pour le dîner-bénéfice qui détaille les dépenses, telles que les salaires, le coût de location de la salle de banquet, l'assurance responsabilité civile, la restauration ou l'achat de nourriture et de boissons, de tables et de chaises, de linge de table et les frais d'impression et d'affranchissement pour les billets, les envois postaux et autres publicités. Incluez les prix des billets et les bénéfices du projet dans ces calculs.
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Préparez un calendrier qui comprend l'heure et la date du dîner de collecte de fonds et les dates de réalisation des tâches. Confiez au personnel la responsabilité de l'emplacement du dîner, de la vente des billets, de la nourriture, des divertissements, de l'installation et du nettoyage. Incluez des réunions régulières dans votre calendrier pour partager des rapports d'étape et ajuster les plans au fur et à mesure que vous avancez.
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Trouvez un endroit pour le dîner qui a la taille de la pièce nécessaire, un parking, des toilettes et, si nécessaire, une cuisine pour préparer la nourriture.
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Désignez une personne pour gérer le personnel et les bénévoles qui feront le travail avant, pendant et après le dîner de financement.
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Demandez aux entreprises locales de parrainer le dîner et de solliciter des dons en nature et en espèces. Travaillez avec l'organisation à but non lucratif pour faire ces demandes en fonction du statut d'exonération fiscale de l'organisation. Les commanditaires fournissent des fonds ou des dons en nature pour aider à couvrir les dépenses, soit pour soutenir une cause ou un organisme de bienfaisance favorisé, soit en échange de la publicité de l'événement. Les fondations, les entreprises locales et d'autres organisations qui font des dons à des organisations à but non lucratif peuvent aider à compenser les dépenses de l'événement.
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Imprimez les billets pour le dîner. Inclure sur le billet l'organisation ou la cause des supports du dîner, les noms des sponsors et des informations sur les événements qui auront lieu lors du dîner. Travailler avec l'organisation à but non lucratif sur la vente de billets, en utilisant le personnel, les bénévoles et les listes de diffusion des donateurs.
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Annoncez le dîner de collecte de fonds avec des dépliants, des affiches et des avis dans les journaux et périodiques locaux. Ajoutez l'événement au site Web et à la newsletter de l'organisation à but non lucratif. Envoyez un courrier aux partisans de l'organisation, aux bénévoles et aux autres personnes et organisations qui pourraient être intéressées par le dîner. Informez la communauté en listant les contacts des stations de télévision et de radio.
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Imprimez les programmes du dîner de financement une fois que les plans des conférenciers et des événements pendant le dîner ont été finalisés. Incluez les sponsors et les donateurs qui ont soutenu le dîner.
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Mettez en scène l'événement de collecte de fonds en inspectant les lieux, en organisant des tables et des chaises, en ajoutant des fleurs ou des décorations à la scène ou au podium et en décorant la salle. Assurez-vous que la configuration contribue à une bonne expérience pour les clients.
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Affectez du personnel pour travailler à l'événement qui résoudra les problèmes et s'assurera que tout se passe bien.
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Concluez le dîner de collecte de fonds par une réunion pour passer en revue l'événement, dresser la liste et documenter les dépenses et rédiger un rapport final sur l'événement à présenter à l'organisation à but non lucratif.