Organiser une cérémonie d'inauguration pour annoncer officiellement l'ouverture de votre nouvelle entreprise ou de votre nouveau site est un moyen de générer de la publicité et de l'attention des médias. Assurez-vous que l'événement a quelque chose d'intéressant pour attirer la participation, comme un conférencier notable, un divertissement ou une réception. Prévoyez d'envoyer vos invitations au moins deux semaines à l'avance et vérifiez la date prévue par rapport au calendrier de votre communauté locale ou de votre chambre de commerce pour vous assurer de ne pas entrer en conflit avec d'autres événements majeurs de la région.
Sélectionnez un style
Le ton et le style de votre invitation sont importants, car ils vous aident à établir votre image et votre image de marque. Les prestataires de services professionnels comme les avocats, les CPA et les médecins devraient utiliser un langage formel, tandis qu'une pizzeria ou un magasin de vêtements pour enfants peut utiliser un verbiage plus léger. L'apparence de votre invitation doit également refléter la prose, avec des articles de papeterie de haute qualité et des logos simples utilisés pour les professionnels, des couleurs vives et des dessins animés pour les entreprises qui s'adressent aux enfants ou aux familles.
Fournir des informations de base
Incluez l'heure, la date et le lieu de l'événement d'inauguration sur l'invitation. Si l'événement comprend des conférenciers ou des présentations, fournissez un bref ordre du jour qui décrit le calendrier de la cérémonie. Incluez le nom et le numéro de téléphone d'une personne de contact appropriée dans l'organisation qui peut répondre aux questions ou fournir plus d'informations sur l'ouverture de l'entreprise.
Mettez l'accent sur le tirage au sort
Assurez-vous que votre invitation donne aux gens une raison convaincante d'assister à la cérémonie d'inauguration. Par exemple, faites savoir aux invités s'ils auront l'occasion de voir la nouvelle installation avant le grand public, de faire des visites guidées ou de rencontrer des représentants de l'entreprise. Si vous avez des conférenciers en vedette, indiquez des détails sur les invités et de quoi ils vont parler. Ceci est particulièrement important si vous envoyez des invitations à des représentants des médias, qui voudront savoir pourquoi leurs téléspectateurs et lecteurs seraient intéressés à connaître les détails de votre coupure de ruban.
Demander un RSVP
Si vous prévoyez des rafraîchissements ou fournissez des sièges, c'est une bonne idée de demander un RSVP afin de savoir à combien de personnes vous attendre. Cette approche vous donnera également un préavis s'il semble que peu de personnes prévoient d'y assister, ce qui peut vous inciter à intensifier vos efforts promotionnels. Incluez un numéro de téléphone ou un e-mail RSVP pour les invités généraux et un autre pour les représentants des médias. Lorsque des membres de la presse expriment un intérêt à y assister, vous pouvez les inviter à venir tôt et interviewer des porte-parole de l'entreprise et organiser des séances de photos. Vous pouvez également leur fournir des trousses médiatiques ou des informations générales sur votre entreprise qui aideront les journalistes à rédiger la couverture de leur article.