La comptabilité de la paie comprend le paiement des salaires des employés, la tenue des registres de paie pour chaque employé, le paiement et le dépôt des charges sociales et le respect des lois fédérales et étatiques sur la paie. Les gains bruts d'un employé sont généralement inférieurs au montant réel payé en raison des retenues salariales obligatoires et volontaires. Les retenues salariales courantes comprennent différents types d'impôts, les paiements d'assurance, les paiements de pension, les cotisations syndicales et les dons à des organismes de bienfaisance. Le salaire brut moins les retenues est appelé salaire net.
FICA
La Federal Insurance Contribution Act (FICA) des États-Unis a été promulguée en 1937 et réformée en 1965. Les taxes FICA couvrent les prestations médicales supplémentaires, d'invalidité et de retraite. Les cotisations FICA des employés financent la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Le Congrès fixe la base et le taux des taxes FICA, qui changent avec le temps. Par exemple, le taux original de 1937 était de 1 pour cent et le taux de 2007 était de 7.65 pour cent. Pour payer les impôts FICA, les employeurs appliquent le taux actuel au salaire brut des employés, déduisent le pourcentage et enregistrent le paiement de l'impôt.
Impôts sur les bénéfices
Les impôts sur le revenu sont régis par un système par répartition, ce qui signifie que les employeurs retiennent l'impôt sur le revenu des employés à chaque période de paie. Les employeurs utilisent trois variables pour déterminer le montant d'impôt sur le revenu à déduire de la masse salariale; les gains bruts, les allocations et la durée de la période de paie. Les indemnités comprennent l'employé, son conjoint et toute personne à charge. Pour déclarer les indemnités, les employés remplissent le formulaire W-4, Certificat d'indemnité de retenue de l'employé. L'Internal Revenue Service (IRS) publie des tableaux de retenue qui indiquent aux employeurs le montant à déduire.
Déductions diverses
Mis à part le FICA et les impôts sur le revenu, les employés peuvent choisir d'avoir des retenues sur la paie volontaires. Les employés doivent demander ces retenues, généralement par écrit. Les retenues au titre du régime de retraite sont souvent conservées dans des comptes spéciaux pour les employés. À l'occasion, les employeurs égalent les retenues à la retraite des employés. Un employé, dans le cadre d'un programme de contribution individuel ou à l'échelle de l'entreprise, peut demander des déductions caritatives. Certaines industries offrent aux employés des adhésions syndicales avec la cotisation syndicale déduite de la paie des employés.
Comptabilité des retenues sur la paie
En raison de la relation avec les impôts et les registres gouvernementaux, les employeurs suivent de près les retenues sur la paie et les retenues sur la paie. Les comptables calculent, enregistrent et déclarent la paie et les salaires bruts de chaque employé. Ensuite, les comptables calculent et déduisent le FICA et les impôts sur le revenu. Enfin, les employeurs soustraient les retenues diverses pour arriver au salaire net, qui est le montant d'argent que l'employé reçoit réellement. Toutes ces informations sont conservées dans un registre de paie.