Les employeurs doivent soumettre des rapports de paie périodiques à l'Internal Revenue Service et à l'autorité fiscale de l'État. Bien que les rapports puissent être annuels, les rapports de paie trimestriels sont plus courants. De plus, certains rapports annuels exigent que les employeurs effectuent des dépôts trimestriels, ce qui exige des rapports de paie internes pour s'assurer que la totalité du passif est payée à la fin de l'année. L'IRS réglemente les exigences relatives aux rapports fiscaux fédéraux, mais les directives de déclaration varient d'un État à l'autre.
Quarters
Les rapports de paie sont basés sur l'année civile même si la société dépose l'impôt sur le revenu sur une base d'exercice qui couvre une période différente, comme le 1er juillet au 30 juin. Les trimestres de paie vont du 1er janvier au 31 mars; Du 1er avril au 30 juin; Du 1er juillet au 30 septembre; et du 1er octobre au 31 décembre. La date d'échéance des rapports de paie trimestriels est généralement un nombre de jours fixe après la fin d'un trimestre. Les rapports de paie ne devraient inclure que les salaires effectivement payés aux employés au cours du trimestre, même si l'employeur choisit d'accumuler les salaires impayés au cours du mois effectivement travaillé.
Déclaration d'impôt fédérale sur la masse salariale
La plupart des employeurs doivent soumettre un rapport IRS Form 941 chaque trimestre. Ce formulaire indique le montant de l'impôt fédéral sur le revenu et des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie que l'employeur a retenu sur les chèques des employés, ainsi que la part de l'employeur des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Ce rapport ne détaille pas les retenues à la source par employé, mais consiste plutôt en des montants forfaitaires pour chaque taxe. Lorsque les employeurs préparent des formulaires W-2 pour chaque employé à la fin de l'année, les totaux pour chaque impôt déclaré sur les W-2 doivent être égaux aux totaux déclarés dans les 941 rapports. Les 941 rapports trimestriels sont dus au plus tard le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre. Si, au cours du trimestre, les employeurs effectuent tous les dépôts à temps, la date d'échéance est prolongée de 10 jours. L'IRS a la possibilité de permettre à certains employeurs de déposer des rapports d'impôts annuels, plutôt que trimestriels, mais l'IRS informera un employeur si une telle modification est apportée.
Impôt fédéral sur le chômage
L'impôt fédéral sur le chômage est déclaré chaque année et les employeurs ne sont pas tenus de soumettre une déclaration trimestrielle. Cependant, l'IRS oblige les employeurs à faire des dépôts sur une base trimestrielle. Cela oblige les employeurs à créer un rapport interne pour calculer le dépôt. Certains logiciels utilisés pour préparer les chèques de paie peuvent générer le rapport nécessaire, ou les employeurs peuvent préparer un rapport manuel. Les dépôts sont dus à la fin du mois suivant la fin du trimestre.
Taxe sur la masse salariale de l'État
Dans les États avec un impôt sur le revenu, les employeurs doivent généralement déposer des déclarations de paie trimestrielles pour déclarer le montant de l'impôt sur le revenu retenu par les employés. La date d'échéance varie selon l'état. Par exemple, Washington oblige les employeurs à déposer un rapport avant la fin du mois suivant la fin du trimestre, tandis que le Maryland exige le rapport au plus tard le 15 du mois après la fin d'un trimestre. Les employeurs doivent contacter leur commission fiscale nationale pour déterminer les exigences.
Impôt national sur le chômage
En plus de payer des impôts fédéraux sur le chômage, les employeurs peuvent devoir verser des impôts sur le chômage de l'État. En règle générale, les employeurs supportent le coût total de la SUTA, qui correspond à la loi sur l'impôt sur le chômage de l'État. Chaque État a des exigences différentes concernant le montant minimum de salaire qu'un employeur doit payer avant d'être redevable de SUTA. Normalement, les États ne perçoivent pas la SUTA sur tous les salaires payés. Par exemple, un État peut exiger des paiements SUTA sur les premiers 7,000 XNUMX $ gagnés par chaque employé au cours d'une année civile. Les rapports trimestriels répertorient généralement chaque employé, son numéro de sécurité sociale et le montant des salaires payés au cours du trimestre qui sont soumis à SUTA, mais les formats exacts varient.
Indemnisation des travailleurs de l'État
Dans certains États, les employés peuvent souscrire une assurance contre les accidents du travail auprès d'un transporteur privé. Dans d'autres États, comme l'Oklahoma, les employeurs peuvent s'auto-assurer et remettre des rapports trimestriels à l'État. L'assurance contre les accidents du travail est basée sur l'historique des réclamations de l'employeur et est un pourcentage de la masse salariale. Différentes professions avec le même employeur peuvent avoir des taux différents pour la rémunération des travailleurs. Par exemple, une entreprise de fabrication peut avoir un taux plus bas pour le personnel de bureau travaillant dans le front office que pour les opérateurs de tours travaillant dans l'usine.