Pour que vos employés sachent à quoi s'attendre le jour de la paie et que votre service de paie fonctionne correctement, vous devez établir des politiques connexes. Les procédures dépendent de la structure de votre entreprise et des tâches que vous devez effectuer pour vous conformer aux lois fédérales, étatiques et locales. Certaines politiques concernent l'ensemble de vos employés; d'autres sont conçus strictement pour le service de la paie.
Salaires, périodes de paie et jours de paie
Expliquez les périodes de paie et les jours de paie à vos employés. Par exemple, si vous payez toutes les deux semaines, indiquez les dates de début et de fin pour la période de paie de deux semaines et le jour de paie réel, comme un vendredi sur deux. Développez une structure salariale transparente qui explique les types de salaires que vos employés peuvent recevoir. Cela comprend les salaires réguliers, les heures supplémentaires, les salaires, les commissions, les augmentations de salaire, les vacances, les primes et les salaires finaux. Expliquez ce qui arrive aux chèques de paie qui ne sont pas réclamés ou encaissés par le bénéficiaire. Par exemple, selon la loi de l'État, vous devrez peut-être soumettre le montant non encaissé après un an à l'État.
Chronométrage
Clarifiez ce que vos employés doivent faire pour garantir une soumission correcte des feuilles de temps. Par exemple, si vous exigez qu'ils remplissent des feuilles de temps hebdomadaires, expliquez les procédures d'arrondissement, les dates de soumission, les conséquences de la falsification des feuilles de temps et qui est autorisé à approuver les feuilles de temps.
Déductions obligatoires
Énumérez les types de retenues que la loi vous oblige à retenir sur les chèques de paie de vos employés. Les déductions obligatoires comprennent les impôts sur le revenu fédéraux et d'État, la taxe de sécurité sociale, la taxe Medicare et, le cas échéant, l'impôt sur le revenu local, l'assurance invalidité de l'État et la saisie-arrêt de salaire. Dites à vos employés ce qu'ils doivent faire pour assurer une retenue appropriée. Par exemple, ils doivent remplir et soumettre un formulaire W-4 aux fins de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu; sinon, vous retiendrez à la tranche d'imposition la plus élevée du statut de dépôt unique et à zéro allocation.
Pauses et déjeuners
La loi fédérale n'exige pas que vous accordiez à vos employés de courtes pauses ou des pauses déjeuner, mais si vous le souhaitez, les pauses courtes sont généralement payées et les périodes de repas non rémunérées. Incluez dans votre manuel des politiques des heures de pause et de déjeuner, comme deux pauses payées de 15 minutes et une heure pour le déjeuner, et si les employés doivent pointer à l'arrivée et au départ pour ces périodes.
Moins-payé et trop-payé
Indiquer les conditions dans lesquelles les chèques manuels ou d'urgence sont émis en cas de sous-paiement du salaire. Expliquez ce qui se passe lors d'un trop-payé, par exemple, soit vous déduisez l'excédent de salaire du prochain chèque de paie de l'employé, soit vous placez un arrêt de paiement sur le chèque payé en trop et réémettez un chèque pour le montant correct.
Avantages du personnel
Décrivez les avantages que vous offrez et comment vos employés peuvent les obtenir. Cela peut inclure des jours de vacances, de maladie, personnels et de deuil; assurance maladie et vie; plans de retraite; comptes de dépenses flexibles; les remboursements de frais professionnels; et les avances de chèque de paie. Expliquez les méthodes d'accumulation pour les jours de prestations payés comme les vacances et les congés de maladie et ce qui se passe lorsqu'un employé prend plus de temps que ce dont il dispose.
Procédures du département
Développez des politiques distinctes pour votre service de paie qui décrivent comment les tâches de paie doivent être gérées. Par exemple, incluez les tâches de chronométrage et de traitement de la paie et les tâches associées aux services connexes tels que la comptabilité et les ressources humaines. Expliquez les procédures de confidentialité, telles que les exigences en matière de tenue de registres, à qui les informations de paie doivent être divulguées, le type de données qui peuvent être divulguées et les étapes que les employés de la paie peuvent suivre lors d'une faille de sécurité.