Les principes comptables généralement reconnus du Financial Accounting Standards Board, ou PCGR, définissent les normes comptables qu'une entreprise américaine doit suivre. Les contrôles internes sont conçus pour éviter les fraudes et les erreurs d'écriture susceptibles de compromettre l'exactitude des états financiers d'une entreprise. Des contrôles internes solides peuvent également réduire les pertes dues au vol d'actifs de l'entreprise et identifier les employés sous-performants. Ces contrôles doivent être mis en œuvre par l'entreprise avant que toute information financière ne soit donnée aux auditeurs externes, aux prêteurs ou aux investisseurs.
Séparation des tâches
La séparation des tâches entre différents employés réduit la possibilité pour une seule personne de commettre une fraude. Il crée également des procédures de double vérification pour réduire les erreurs d'écriture. L'employé qui gère la tenue des registres ne devrait pas avoir la garde physique de l'actif. Par exemple, la personne responsable des rapprochements bancaires ne doit pas non plus recevoir les paiements des clients ni préparer les dépôts bancaires.
Accès
Les contrôles physiques garantissent que seuls les employés autorisés peuvent accéder aux actifs de l'entreprise. Parmi les contrôles courants, citons les coffres-forts pour la petite caisse, les cartes-clés pour les entrepôts et les codes d'accès uniques pour les employés utilisant des caisses enregistreuses. Ces contrôles peuvent également être numériques, par exemple exiger un mot de passe pour accéder au système informatique de l'entreprise.
Autorisation
Votre entreprise doit également élaborer des procédures écrites spécifiques pour les transactions financières, y compris une liste des personnes habilitées à approuver chaque type de transaction. Vous pouvez répertorier les transactions standard et les montants acceptables, puis exiger l'approbation du responsable pour dépasser ces limites. Les approbations doivent être examinées pour s'assurer que les gestionnaires n'autorisent pas les transactions frauduleuses. Les transactions majeures peuvent nécessiter l'approbation de plus d'une personne. Par exemple, vous pouvez autoriser tous les employés à exécuter des bons de commande inférieurs à 5,000 XNUMX $ et exiger l'approbation du gestionnaire pour tout montant supérieur. Le niveau d'ancienneté requis pour l'approbation devrait augmenter à mesure que le montant en dollars augmente.
Tenue de dossiers
Tous les états financiers doivent être étayés par des rapports du grand livre général ou des annexes supplémentaires. Vous pouvez également réduire la fraude et les erreurs accidentelles en utilisant autant que possible des formulaires standardisés pour les transactions financières, comme les bons de commande ou les factures de vente. Ces formulaires doivent être numérotés de manière séquentielle afin que vous puissiez identifier les formulaires manquants dans la séquence ou les nouveaux formulaires utilisés pour antidater une transaction précédemment non documentée.
Vérification
Un superviseur doit examiner périodiquement tous les principaux comptes du grand livre pour en vérifier l'exactitude. Le superviseur doit être un employé qui n'a pas participé à la préparation du rapport. Certaines entreprises emploient également des auditeurs internes pour vérifier l'approbation du superviseur. L'employé réviseur doit signer et dater le document comme preuve de son approbation. Les superviseurs devraient également examiner les mesures financières pertinentes pour trouver les domaines qui peuvent rencontrer des problèmes d'efficacité. Cela peut être une indication de fraude ou de transactions enregistrées de manière incorrecte.