Les procédures de contrôle des documents garantissent que les employés des opérations de l'entreprise utilisent les bons documents pour effectuer leur travail. Les procédures sont un élément clé du processus d'assurance qualité. Ils suivent la préparation et le traitement des documents pour s'assurer que les employés responsables de la documentation remplacent les documents obsolètes par les dernières versions. Ces procédures comprennent les enregistrements des employés qui ont créé, modifié et approuvé des documents afin que l'entreprise puisse déterminer comment éviter les erreurs et améliorer la qualité de ses produits et services.
Creation
Les procédures de contrôle des documents précisent qui est responsable de la création de documents particuliers et comment l'auteur du document doit l'identifier. En plus de donner au document un nom dans un format prescrit, l'employé responsable doit signer le document pour s'identifier en tant que créateur. La signature du document indique que l'employé considère que le travail est terminé et il doit inclure la date indiquant la date à laquelle il a terminé le travail.
Commentaires
Les principes d'assurance qualité exigent que les entreprises vérifient l'exactitude de bon nombre de leurs documents, en particulier les dessins techniques et les spécifications. Les procédures de contrôle des documents détaillent quels documents doivent être examinés, par qui et comment enregistrer un tel examen. En règle générale, une procédure de révision spécifie les qualifications qu'un réviseur doit posséder et la manière dont le réviseur effectue les modifications requises dans le document. Il détaille comment enregistrer les modifications et où le réviseur doit signer pour indiquer qu'il a terminé une révision avec succès.
Révision
Outre les changements apportés lors d'un examen, les changements nécessaires dans la documentation résultent souvent de changements dans les projets ou les opérations. Les procédures de contrôle des documents précisent qui initie les révisions et qui les exécute. Une fois la révision terminée, le document révisé reçoit une désignation qui permet aux employés de l'identifier comme étant la révision la plus récente à une date donnée. L'ancien document reçoit une désignation comme obsolète et une marque qu'il n'est plus à jour.
après extraction
Un élément clé des procédures de contrôle des documents détaille la manière dont une entreprise s'assure que les versions les plus récentes des documents remplacent les versions obsolètes aux emplacements où les documents sont utilisés. Les procédures précisent qui est responsable du renouvellement de la documentation, souvent l'initiateur des révisions. D'autre part, les procédures instruisent les utilisateurs de la documentation sur l'identification du matériel obsolète et sur la manière de vérifier les révisions les plus récentes.
Documents externes
Les entreprises doivent souvent utiliser une documentation provenant de l'extérieur de l'entreprise. Ces documents ne suivent pas les procédures internes lors de leur arrivée. Les procédures de contrôle des documents précisent qui est responsable de l'intégration de ces documents dans le système de l'entreprise. Ils détaillent comment identifier les documents externes, si un examen est nécessaire et comment procéder aux révisions si nécessaire. Une fois intégrés, les employés responsables s'assurent que les documents externes pertinents sont disponibles là où c'est nécessaire.