Le programme QuickBooks est conçu pour automatiser certains aspects de la gestion financière et de la comptabilité et peut vous aider à gérer vos comptes professionnels. QuickBooks enregistre automatiquement certaines données lorsque des transactions se produisent - par exemple, au point de vente dans une entreprise de vente au détail ou dans une autre organisation commerciale. Cependant, il se peut que vous deviez parfois enregistrer les données manuellement, ce à quoi sont destinées les écritures de journal général.
Enregistrement
QuickBooks est un logiciel de comptabilité, son objectif est donc d'enregistrer et de gérer vos comptes professionnels. Dans la plupart des cas, les chefs d'entreprise gèrent les finances d'une entreprise en collaboration avec des comptables professionnels. QuickBooks est conçu pour fonctionner dans ce contexte, car vous pouvez importer et exporter des comptes pour votre entreprise, vous permettant ainsi qu'à votre comptable d'effectuer des modifications sur les données.
Comptabilité
Les comptes générés par QuickBooks devraient idéalement contenir tout ce dont vous avez besoin pour maintenir les finances de votre entreprise en ordre. Pour certaines entreprises, et selon la configuration de QuickBooks, vos informations comptables peuvent ne pas être complètes sans des ajouts manuels aux données collectées automatiquement. Par exemple, si vous avez besoin d'informations qui ne sont pas automatiquement générées et enregistrées dans le cadre de votre processus de transaction, vous devrez peut-être effectuer un ajout manuel à l'aide d'une écriture de journal générale.
Traiter
Avec les écritures de journal général dans QuickBooks, les gestionnaires et les comptables peuvent enregistrer des transactions ou des transferts de montants entre comptes. Pour ajouter une entrée de journal générale, choisissez «Société», puis «Effectuer des entrées de journal général» dans l'interface QuickBooks. À partir de là, vous pouvez entrer les détails de l'entrée, y compris les comptes auxquels les données sont associées, le débit ou le crédit en question, les clients, employés ou autres associés aux données et d'autres informations facultatives.
Les options
Les écritures de journal général présentent une gamme d'options. Par exemple, vous pouvez choisir d'inclure un mémo, qui apparaîtra ensuite dans vos rapports QuickBooks, ou spécifier qu'un montant saisi est facturable, ce qui automatise le processus de facturation de la transaction. Les détails que vous incluez dans une écriture de journal général dépendent de la nature des données que vous enregistrez, mais vos lignes de ventilation doivent aboutir à un solde nul lorsque l'écriture est terminée.