Un compte de compensation de paie est un compte à solde nul que les entreprises utilisent pour enregistrer et surveiller leur paie. Un compte à solde nul est un compte dans lequel aucun fonds ne reste une fois que tous les chèques ont été compensés. Les deux principales raisons d'utiliser un compte de compensation de paie sont une sécurité accrue et des rapprochements et des analyses plus efficaces.
Principes de base de la paie
Une paie se compose de plusieurs éléments. Les employés gagnent des salaires ou traitements, qui sont enregistrés dans le grand livre général sous les charges salariales. Cependant, les employeurs sont tenus par la loi d'effectuer certaines déductions, telles que la part de l'employé pour la sécurité sociale, l'assurance-maladie et l'impôt fédéral sur le revenu, ainsi que les impôts locaux applicables. Les employés peuvent également souscrire à des déductions volontaires, telles que l'assurance maladie, les régimes de retraite ou les dépôts des coopératives de crédit. Chaque catégorie doit être enregistrée séparément dans le compte approprié du grand livre général pour assurer une comptabilité précise. Les chèques des employés sont émis pour le montant net ou le montant égal aux gains moins les retenues.
Principes de base du compte de compensation de paie
En règle générale, un compte de compensation de paie est un compte bancaire distinct avec un numéro de compte distinct. Les chèques de paie portant ce numéro de compte sont imprimés et émis aux employés, ou les dépôts directs sont traités sur le compte de compensation. Une fois que la trésorerie nette totale nécessaire pour couvrir la masse salariale est connue, la société transfère des fonds de son compte d'exploitation principal vers le compte de compensation. Le transfert de fonds correspond au montant net de la masse salariale. Cela doit être fait avant d'effectuer les paiements afin de garantir que les employés pourront encaisser leurs chèques ou recevoir leurs dépôts directs à temps.
Avantages d'un compte de compensation de paie
En conservant les chèques de paie individuels dans un compte distinct, les entreprises peuvent générer des rapports spécifiques à la paie, ce qui facilite certaines tâches, telles que le rapprochement des comptes de charges sociales. Il est plus facile de localiser les chèques de paie que les employés n'ont pas encaissés. Les rapports n'incluent pas toutes les transactions qui apparaissent dans le compte principal, qui sont généralement beaucoup plus nombreuses que les transactions de paie. De plus, comme le compte de compensation de la paie est un compte à solde nul, les chèques en souffrance ou les écarts sont plus faciles à identifier. Un compte de compensation de paie offre également une couche supplémentaire de protection du compte d'exploitation contre les activités illicites. En transférant uniquement la masse salariale nette, les entreprises limitent le montant des fonds auxquels un criminel peut avoir accès.
Inconvénients d'un compte de compensation de paie
Du côté négatif, une petite entreprise avec peu d'employés pourrait trouver les étapes supplémentaires, telles qu'un rapprochement bancaire séparé, trop longues. Étant donné que les fonds doivent être transférés avant que les employés ne tentent d'encaisser leurs chèques, les entreprises dont les comptes d'exploitation portent intérêt peuvent perdre les intérêts que les fonds auraient pu gagner. De plus, si l'entreprise oublie d'effectuer le transfert, les employés pourraient ne pas être en mesure d'encaisser leurs chèques ou de recevoir leurs dépôts directs, ce qui entraînerait des relations tendues ou éventuellement des dépenses supplémentaires engagées par l'entreprise.