Un numéro d'identification fiscale d'entreprise, également appelé numéro d'identification d'employeur (EIN), est un numéro unique à neuf chiffres utilisé pour identifier le compte fiscal d'une entité commerciale. Un EIN fonctionne un peu comme un numéro de sécurité sociale et est offert gratuitement par l'Internal Revenue Service.
Qui devrait en avoir un
Les entreprises qui ont des employés, et certaines autres qui n'en ont pas, devraient déposer un EIN. Pour ceux qui n'ont pas d'employés, l'IRS recommande toujours de déposer un EIN si l'entreprise a un plan Keogh (un régime de retraite à imposition différée) ou est impliquée dans le fonctionnement de fiducies, de successions, de coopératives agricoles ou d'organisations à but non lucratif. Le Département du travail des États-Unis élargit cette définition et recommande que toute entreprise tenue de produire une déclaration de revenus produise également un EIN.
Comment en obtenir un
L'IRS offre de nombreuses façons différentes de demander un EIN, l'application Internet étant la méthode préférée. La demande en ligne est également la méthode la plus rapide, car un EIN est émis immédiatement à la fin d'une session en ligne réussie. Les déclarants EIN qui souhaitent être aidés en personne peuvent postuler en appelant la ligne de taxe d'affaires et de spécialité au 800-829-4933 pendant les heures ouvrables (7 h à 10 h heure locale, du lundi au vendredi). D'autres options de dépôt comprennent la demande par télécopieur ou par courrier. Les demandes envoyées par télécopieur sont traitées dans un délai de quatre jours ouvrables, tandis que le délai de traitement des demandes envoyées par la poste peut aller jusqu'à six semaines.
Clôture d'un compte EIN
Un EIN est un numéro d'identification fiscale permanent qui ne peut jamais être réutilisé ou transféré à une autre entreprise. En conséquence, les propriétaires d'entreprise qui dissolvent une entité ou entrent dans une période d'inactivité demandent parfois l'annulation d'un EIN. Afin d'accomplir cette tâche, les propriétaires d'entreprise doivent envoyer une demande écrite à l'IRS indiquant la raison pour laquelle ils souhaitent fermer le compte, et inclure le nom légal complet de l'entité, l'adresse commerciale et l'EIN. Enfin, toutes les déclarations fiscales applicables doivent être déposées avant que le compte EIN puisse être fermé.
Obtenir un nouvel EIN
L'IRS fournit des lignes directrices pour aider à identifier les entreprises qui peuvent avoir besoin d'un nouvel EIN. En général, selon l'IRS, les entreprises auront besoin d'un nouvel EIN «lorsque la propriété ou la structure a changé», mais pas dans le cas d'un simple changement de nom. La propriété et les changements structurels comprennent, mais sans s'y limiter, la déclaration de faillite, la transformation d'une fiducie en succession et un changement de propriété de l'entité.
Attention,
L'utilisation d'un EIN pour toute raison autre que dans le cadre d'activités commerciales est illégale. Un EIN ne doit pas être utilisé à la place d'un numéro de sécurité sociale, mais certaines sociétés de réparation de crédit conseillent qu'une nouvelle identité de crédit puisse être établie en utilisant un EIN lors de la demande de crédit personnel. Ce système est appelé «séparation des fichiers», et la Federal Trade Commission prévient que les contrevenants «pourraient faire face à des amendes ou même à une peine de prison».