Chaque entreprise ou organisation a des individus et des groupes qui s'intéressent aux activités de l'entreprise et qui participent à son succès. Tenir les parties prenantes informées est le meilleur moyen de les maintenir engagées et à jour sur les sujets ayant un impact potentiel sur l'entreprise. En impliquant les parties prenantes dans la prise de décision et en communiquant régulièrement par le biais de réunions et d'autres canaux, il sera plus facile d'obtenir leur approbation pour de nouvelles idées et leur soutien si des problèmes surviennent.
Les intervenants
Les parties prenantes internes peuvent inclure des employés, des gestionnaires, des services, des groupes démographiques, le conseil d'administration ou tout groupe ou individu potentiellement touché par un programme ou une politique ou ayant besoin d'en savoir plus. Les parties prenantes externes comprennent les actionnaires (ou actionnaires), qui possèdent des actions dans l'entreprise, les clients, les fournisseurs, les syndicats, les groupes communautaires et le gouvernement. Les parties prenantes diffèrent selon le sujet. Par exemple, le gouvernement, les fournisseurs et les clients ne seraient probablement pas parties prenantes dans une nouvelle politique de formation interne.
Participants à la réunion
Lorsqu'une réunion des parties prenantes est prévue, un représentant de chacun des groupes de parties prenantes est invité à y assister. D'autres membres du groupe des parties prenantes pourraient également participer en fonction de leur besoin de savoir et de leur capacité à contribuer à la discussion. Un ou plusieurs membres du personnel du service responsable des relations avec les parties prenantes sont également présents pour faciliter la discussion, prendre des notes et s'occuper de la logistique des réunions. Des experts en la matière internes ou externes sont invités à faire des présentations sur un sujet spécifique ou à répondre à des questions.
d'équipe
La fréquence des réunions des parties prenantes dépend de la nature de la communication globale avec les parties prenantes. Lorsque les parties prenantes sont tenues informées par le biais de bulletins d'information, de courriers électroniques et de rapports périodiques via un site Web, une réunion peut être nécessaire uniquement pour un rapport d'étape annuel ou pour voter sur un sujet spécifique. Des réunions sont également organisées lorsque les parties prenantes doivent être mises au courant d'un nouveau programme ou donner leur avis sur une question. Des comités permanents composés d'intervenants sont parfois créés pour se réunir régulièrement et servir d'organes décisionnels ou de conseils consultatifs pour une entreprise ou une organisation.
Les sujets
Les réunions des parties prenantes couvrent un large éventail de sujets. Les séances de négociation entre les syndicats et les entreprises sont un type de réunion des parties prenantes. Les membres de la communauté, les législateurs et les entreprises locales sont parties prenantes dans les lois de zonage et assisteraient à une réunion de rezonage pour les nouvelles constructions. Un service qui envisage de réviser le site Web de l'entreprise rencontrerait les propriétaires de contenu et d'autres personnes qui comptent sur Internet à des fins commerciales pour obtenir leur avis sur le processus.
Résultat de la réunion
Les actes de la réunion sont généralement enregistrés et distribués à tous les groupes de parties prenantes et aux personnes présentes à la réunion. Les procès-verbaux efficaces des réunions comprennent le moment et le lieu de la tenue, les participants et leurs rôles, les sujets discutés, les décisions prises, les mesures à prendre et les responsabilités et les points reportés pour une discussion future.