Le but d'un formulaire W9 est de fournir à une entité qui émet des paiements imposables à une entreprise le numéro d'identification fiscale fédéral de l'entreprise. L'IRS utilise un W9 pour faire correspondre les revenus que les bénéficiaires déclarent aux paiements que les bénéficiaires déclarent, ce qui réduit la probabilité de fraude fiscale. Bien que seul un mandataire social autorisé puisse signer certains formulaires fiscaux, un formulaire W9 n'en fait pas partie.
Formulaire W9
Pour remplir le formulaire W9, la personne qui remplit le formulaire doit connaître la raison sociale et l'adresse de l'entité déclarante et le type d'entité, comme une société à responsabilité limitée ou une société par actions. La personne qui remplit le formulaire doit également connaître le numéro d'identification de l'employeur de l'entité et savoir si l'organisation est exemptée de la retenue à la source.
Personne américaine
La personne qui signe un W9 doit être une «personne américaine». Cela signifie que le signataire doit être un individu qui est un citoyen américain ou un étranger résidant aux États-Unis. Le signataire doit avoir le consentement de l'organisation pour signer un W9 en son nom, mais le consentement peut être oral ou implicite. Il n'est pas nécessaire qu'une entreprise crée une autorisation écrite pour signer un W9.
Politique d'entreprise
Une entreprise peut établir une politique qui spécifie qui est autorisé à signer un W9 en son nom. Si une entreprise adopte une telle politique, elle peut limiter les signataires aux employés qui remplissent les conditions de citoyenneté ou de résidence des États-Unis et qui ont également une connaissance personnelle du numéro d'identification de l'employeur de l'entreprise. En l'absence de politique, pratiquement tout employé qui est une personne américaine et qui connaît les informations demandées sur le W9 peut signer le formulaire.
Pénalités
Le signataire d'un W9 certifie sous peine de parjure que les informations fournies sont véridiques. Falsifier volontairement une certification sur un W9 peut entraîner des sanctions pénales. L'entreprise du signataire peut également faire face à une sanction civile; cependant, une pénalité est peu probable si le signataire avait une raison valable de donner de fausses informations.