Le cycle de paie comprend toutes les étapes qu'une organisation effectue depuis le début d'une période de paie jusqu'à sa fin. Pendant ce temps, les entreprises calculent le nombre d'heures et le taux de rémunération de chaque employé, ainsi que toute retenue ou accumulation d'avantages. Les entreprises doivent avoir mis en place des procédures appropriées ou risquer des erreurs, des fraudes ou des sanctions réglementaires.
Chronométrage
Avoir des registres incorrects est l'un des plus grands risques auxquels une entreprise est confrontée en ce qui concerne la comptabilité de la paie. Ces écarts peuvent être causés par des erreurs de saisie manuelle, des erreurs de calcul ou des défauts dans le système informatique. Ces inexactitudes peuvent créer un seul chèque de paie incorrect ou entraîner une accumulation insuffisante de salaire pour tous les employés.
Les Contrôles
Atténuez les risques dans le cycle de paie en mettant en place des contrôles Les employés devraient avoir la possibilité de revoir leur saisie de temps, leurs heures et leur taux de rémunération. De plus, exigez qu'un gestionnaire ou un superviseur fournisse un examen et une approbation secondaires avant le paiement. Un examen à deux niveaux aidera également à réduire les incidences de surcompensation. Ces trop-payés pourraient résulter du fait que les employés se pointent les uns les autres, ou d'individus réclamant du travail pendant les heures où ils n'étaient pas présents.
Accès à l'information
Une entreprise doit maintenir une séparation des tâches pour s'assurer qu'aucune personne ne peut à la fois créer et approuver des transactions de paie. Cela évite le risque de détournement des fonds de l'entreprise. Sans contrôles appropriés, des modifications non autorisées des données de base de paie ou la création d'employés fictifs ou «fantômes» pourraient avoir lieu.
Adhérez aux règlements
La loi fédérale oblige les employeurs à indemniser leurs travailleurs avec précision et selon le calendrier. Les lois des États diffèrent en ce qui concerne le calendrier de rémunération - hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuel - qu'une entreprise peut adopter. Les entreprises ayant des employés sur plusieurs sites doivent revoir les réglementations locales pour garantir leur conformité. Les entreprises doivent également calculer les impôts, la sécurité sociale et d'autres retenues lors de la préparation de la paie. Les entreprises doivent retenir les impôts sur l'emploi et effectuer des dépôts en fonction d'un calendrier déterminé par la taille de la déclaration. Le défaut de faire des dépôts en temps opportun peut entraîner des pénalités de l'IRS. L'Internal Revenue Service peut également demander à une entreprise de tenir une comptabilité distincte et de déposer ses impôts dans un compte en fiducie spécial du gouvernement américain.