Un bon système de classement comptable peut réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires pour gérer les finances de votre entreprise. Il facilite également la tâche annuelle de budgétisation et de planification, car il rend les informations vitales facilement accessibles. Les solutions à de nombreux problèmes survenant dans les opérations quotidiennes d'une entreprise peuvent être trouvées dans les registres comptables - une autre raison de prendre soin de structurer votre système.
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Planifiez votre système de classement comptable en créant d'abord un dessin schématique de la structure de votre entreprise, indiquant comment la trésorerie circule dans le système. Les entreprises manufacturières dépendent du paiement des fournisseurs pour les matières premières, par exemple, mais elles peuvent prolonger ces paiements pendant des mois jusqu'à ce que les produits finis soient vendus aux distributeurs. Les organisations de vente, en revanche, reçoivent de l'argent des clients et doivent rapidement payer leur personnel de vente et financer les stocks.
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Attribuez un classeur ou un tiroir dans le classeur pour chacun des éléments suivants: dossiers de factures fournisseur, comptes fournisseurs, dossiers de factures clients, comptes clients et fichiers supplémentaires au besoin pour les taxes, les contrats, les relevés bancaires, les chèques, les informations sur la garantie de l'équipement et tout sinon, vous garderez dans vos registres comptables.
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Concevez une page de garde pour les factures payables à vos fournisseurs. Incluez une ventilation des comptes comptables impliqués dans la facture, les montants imputés à ces comptes, la date de paiement, la date de paiement, le numéro de chèque et toute autre information qui vous aidera à fournir des sommations complètes et faciles à comprendre. Utilisez la page de garde pour prendre des notes sur les accords, les personnes contactées et les détails de la transaction.
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Créez des dossiers pour chacun de vos fournisseurs réguliers, avec un dossier divers ou un dossier de fonction pour des transactions uniques avec différents fournisseurs. Lorsque vous recevez des factures, agrafez-les sur la facture et l'enveloppe, placez-les dans les dossiers des fournisseurs, puis déplacez les dossiers vers le fichier des comptes fournisseurs où vous les classerez par ordre de date de paiement.
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Concevez une page de garde pour vos factures clients. Utilisez ces pages de garde pour résumer les accords de paiement que vous avez avec vos clients, les conversations et les instructions spéciales.
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Créez des dossiers pour chacun de vos clients. Conservez des copies des contrats et des factures dans ces dossiers et déplacez les factures actives vers le fichier des comptes clients par ordre de date de paiement.
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Utilisez des cartes de déconnexion pour remplacer les dossiers des fournisseurs et des clients qui ont été déplacés vers les fichiers des comptes fournisseurs et des comptes clients.