Le paiement des factures de services publics est devenu une longue liste d'options de nos jours pour les consommateurs. Certains mettent encore un chèque par la poste malgré la popularité du paiement de factures en ligne. Le nombre d'agences de paiement agréées sanctionnées par les compagnies d'électricité, d'eau et de téléphone rappelle que beaucoup de gens aiment encore effectuer des paiements en personne. Si vous démarrez votre propre agence de paiement autorisée, vous devez déjà occuper un espace de vente au détail dans une zone propice à la circulation piétonnière avant de commencer à passer un contrat avec les services publics pour gérer leurs paiements.
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Rencontrez des représentants de vos entreprises de services publics locales. Il y a peut-être déjà un concurrent autorisé dans la zone qui peut vous empêcher d'en créer un autre, il est donc essentiel d'éliminer cette question dès le départ. Terminez le programme de formation obligatoire de chaque service public une fois que vous avez obtenu le feu vert. Vous pouvez être invité à fournir à chacun d'eux des informations de crédit, des statuts, une copie de votre bail, votre plan d'affaires et d'autres types de documents qui attestent de la viabilité de votre entreprise.
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Lisez le Code électronique des réglementations fédérales régissant les agences de paiement autorisées afin de savoir dans quoi vous vous engagez. Le Code définit et explique les paramètres juridiques associés à l'acceptation des paiements des services publics, du gouvernement et des entreprises. Par exemple, en tant qu'agent enregistré, le paiement à votre établissement constitue les mêmes assurances de datation qu'un consommateur reçoit lorsqu'il envoie son paiement directement au service public. N'oubliez pas: vous êtes l'intermédiaire, pas l'initiateur de la transaction.
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Définissez une échelle de frais conformément aux politiques qui régissent les services publics de votre réseau. En tant qu'agence de paiement autorisée avec plusieurs partenaires, vous saurez une fois que vous concluez un accord avec chacun d'eux si les lois de l'État, de la municipalité ou de la ville autorisent ou non la perception de frais chaque fois que quelqu'un effectue un paiement. Cela vaut la peine de sonder vos concurrents les plus proches pour en savoir plus sur leurs politiques de frais. Certaines agences de paiement agréées proposent des tarifs réduits si un consommateur paie plusieurs factures en même temps.
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Affichez les politiques dans un endroit bien en vue afin que toute personne qui entre dans votre agence de paiement autorisée sache exactement à quelles règles et réglementations s'attendre. Dressez la liste des noms de toutes les entreprises que vous représentez, indiquez votre barème de frais de paiement, décrivez les types d'options de paiement disponibles pour les payeurs de factures --- cartes de paiement, espèces, chèque certifié, Pay Pal, carte de débit. Un grand nombre d'agences de paiement agréées n'acceptent que les espèces, les chèques de voyage, les mandats et les chèques certifiés; si c'est aussi votre politique, indiquez-la. Affichez également vos heures d'ouverture et vos jours d'ouverture.
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Utilisez le (s) numéro (s) de fournisseur autorisé qui vous a été attribué par chaque service public pour regrouper et transmettre les paiements en fin de journée en utilisant le système bancaire convenu. Il peut s'agir d'une combinaison de virements électroniques, de virements par carte de crédit et de chèques postés ou envoyés par messagerie. Plus votre agence de paiement agréée représente de services publics, plus votre système de suivi et de comptabilité doit être efficace afin de garantir l'exactitude des registres de chaque compte.
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Surveillez les activités de votre agence de paiement agréée. Votre magasin de détail a peut-être déjà obtenu les licences commerciales et les permis nécessaires pour faire des affaires dans votre région lorsque vous avez ouvert vos portes, mais il est sage de vérifier auprès de votre administration municipale si ces informations d'identification doivent être remplacées ou mises à niveau maintenant que vous avez élargi vos services.