Les propriétaires d'entreprise délocalisent leur entreprise pour différentes raisons, allant de l'augmentation du trafic client et de meilleures opportunités de croissance au simple besoin de plus d'espace. Cependant, la délocalisation d'une entreprise peut également être longue et perturbatrice, avec des risques pour les relations entre les employés et les clients. Un plan de réinstallation doit inclure des mécanismes pour évaluer les risques et les avantages du déménagement, ainsi qu'une liste de contrôle détaillée des tâches de réinstallation.
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Expliquez les raisons pour lesquelles vous envisagez de déménager dans votre plan. Votre entreprise devra peut-être déménager parce qu'un bail est épuisé ou parce que vous êtes devenu trop grand pour votre emplacement actuel. Soyez clair sur les raisons positives de la réinstallation. Vous souhaiterez peut-être implanter votre entreprise dans une zone plus proche de clients importants ou de partenaires commerciaux. Si vous envisagez de vous développer, vous rechercherez plus d'espace. Ou vous pourriez ne pas être en mesure de recruter des travailleurs qualifiés ou spécialisés dans votre emplacement actuel. En clarifiant vos raisons de déménagement, vous pouvez concentrer votre plan sur les bonnes solutions.
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Évaluez et comparez les risques et les avantages potentiels de la réinstallation. Montrez comment vous optimiserez les avantages tels qu'un environnement de travail amélioré, un meilleur accès aux fournisseurs ou à une main-d'œuvre qualifiée et une marge d'expansion Documentez les risques potentiels tels que les perturbations de la production entraînant des problèmes de livraison, la perte d'employés clés qui ne souhaitent pas déménager et des coûts de réinstallation croissants ou imprévus. Incorporer des plans d'action pour minimiser les risques dans le plan global de réinstallation.
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Incluez les dépenses détaillées dans le plan. Calculez tous les coûts directs et indirects du déménagement pour établir un budget pour le déménagement. Incluez les coûts estimés de location ou d'achat de propriétés appropriées dans votre emplacement cible. Obtenez des estimations pour le transport du mobilier et de l'équipement vers le nouvel emplacement. Faites des provisions dans votre budget pour les réparations, la rénovation ou la redécoration des nouveaux locaux. Incluez les honoraires des conseillers professionnels tels que les avocats et les agents immobiliers.
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Énumérez les domaines que vous avez identifiés comme convenant à la relocalisation de votre entreprise. Comparez les installations, les coûts et les avantages de l'emplacement aux critères énoncés dans vos raisons de déménager. Préparez une courte liste de propriétés dans la région en recherchant des bases de données de propriétés sur Internet ou en demandant à un agent immobilier de trouver les détails. Si vous déménagez dans une région qui tente d'attirer des investissements grâce à un partenariat public-privé, contactez les agences gouvernementales de la région pour obtenir de l'aide pour trouver des propriétés appropriées.
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Attribuer la responsabilité de gérer la réinstallation. Sélectionnez un chef de file pour assumer la responsabilité globale de la gestion du projet et nommez des représentants dans chaque département pour assurer la liaison avec le chef. Préparez des listes de contrôle des responsabilités pour chaque département afin que tout le monde soit au courant des dates et des tâches clés. Élaborer un plan de projet pour maintenir la production et la livraison essentielles pendant le déménagement. De cette façon, vous pouvez continuer à fournir aux clients le bon niveau de service avec un minimum de perturbations.
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Incorporer un plan de communication interne et externe afin que les employés, les clients et les fournisseurs soient conscients des implications du déménagement. Expliquez les raisons et les avantages potentiels du déménagement à tous les employés, en les encourageant à coopérer pour assurer une transition en douceur. Établissez une politique de réinstallation des employés. Fournir des détails sur les dépenses de réinstallation disponibles pour les employés. Expliquez les solutions de rechange pour les employés qui ne souhaitent pas déménager. Fournir aux employés des sources d'informations sur les informations de localisation essentielles telles que les prix des logements, les écoles et collèges, les installations médicales, les magasins locaux et les installations de loisirs. Informer les clients des dates de déménagement et des modalités de livraison pendant la période de transition. Décrivez les avantages potentiels du déménagement en termes d'amélioration du service client. Fournir aux clients et aux fournisseurs l'emplacement essentiel, les informations, y compris l'adresse, le téléphone et d'autres coordonnées.
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Préparez une liste de contrôle complète des activités essentielles pour la réinstallation. Inclure les dispositions relatives au transport du mobilier et de l'équipement. Contactez les entreprises de services publics pour organiser la déconnexion et l'installation des services dans les locaux existants et nouveaux. Préparez un calendrier pour la réinstallation avec les dates clés et les responsabilités. Incluez une liste de contacts importants pour la période de réinstallation. Préparez un plan d'urgence pour tous les aspects du déménagement qui pourraient avoir un impact sur les clients.