Microsoft Access est la puissante application de base de données relationnelle fournie avec les versions professionnelles et d'entreprise de Microsoft Office. D'innombrables entreprises dans le monde utilisent les bases de données Access pour alimenter l'inventaire interne, la comptabilité et d'autres applications axées sur la productivité. À lui seul, Access est capable d'effectuer la plupart des calculs que vous pourriez attendre d'une application de feuille de calcul Microsoft Excel. Grâce à ses puissantes fonctionnalités de création de rapports, Access peut également créer des rapports dynamiques basés sur des données basés sur un nombre pratiquement illimité de critères ou de variables. Alors que les rapports Access sont d'excellents outils pour les décisions commerciales internes, les comptables ou auditeurs externes peuvent ne pas avoir Access et être en mesure de visualiser les rapports générés par le programme. Pratiquement tous les comptables, CPA et auditeurs ont Excel (ou une application compatible Excel) installé sur leurs ordinateurs, donc si vous souhaitez fournir à un utilisateur non-Access une version visible et modifiable d'un rapport créé dans le programme de base de données, vous devez exporter ses données dans une feuille de calcul Excel.
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Lancez Microsoft Access sur votre ordinateur. Cliquez sur l'onglet "Fichier", puis cliquez sur "Ouvrir". Ouvrez la base de données Access qui contient le rapport que vous souhaitez exporter vers Excel.
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Cliquez sur le "Volet de navigation" sur le côté gauche de la fenêtre principale de la base de données. Faites défiler jusqu'à la section «Rapports» au bas du volet Tous les objets d'accès.
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Double-cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez exporter vers Excel. Access exécute le rapport et l'affiche à droite du volet Tous les objets Access.
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Cliquez sur l'onglet "Données externes" sur la barre de ruban. Cliquez sur l'icône «Excel» sous l'en-tête des outils de mise en page du rapport.
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Cliquez sur le bouton "Parcourir" dans la fenêtre "Exporter - Feuille de calcul Excel". Sélectionnez le dossier sur votre PC dans lequel vous souhaitez enregistrer la version Excel du rapport, puis cliquez sur «Enregistrer».
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Cliquez sur la flèche déroulante à côté de l'étiquette «Format de fichier». Cliquez sur et sélectionnez la version d'Excel pour laquelle vous souhaitez formater le fichier exporté. La liste contient deux options: «Excel 97 - Classeur Excel 2003» et «Microsoft Excel 5.0 / 95», qui est la valeur par défaut. Dans la plupart des cas, vous devez simplement laisser la valeur définie par défaut.
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Laissez l'option «Exporter les données avec mise en forme et mise en page» activée, sauf si vous souhaitez exporter des données brutes sans en-têtes ni mise en forme de mise en page. Activez l'option «Ouvrir le fichier de destination une fois l'opération d'exportation terminée» si vous souhaitez que le fichier exporté s'ouvre immédiatement dans Excel une fois le processus de conversion terminé. Sinon, laissez la case à côté de l'option décochée.
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Activez l'option «Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés» si vous affichez un rapport qui n'affiche que certains enregistrements de l'ensemble de données. Sinon, laissez l'option vide.
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Cliquez sur le bouton «OK». Après quelques secondes, la fenêtre Enregistrer les étapes d'exportation apparaît à l'écran. Activez l'option «Enregistrer les étapes d'exportation» si vous souhaitez utiliser les mêmes options d'exportation Excel à l'avenir. Cliquez sur le bouton «Fermer» pour fermer la fenêtre «Exporter - Feuille de calcul Excel». Si vous avez activé l'option «Ouvrir le fichier de destination une fois l'opération d'exportation terminée», Excel ouvre et affiche le rapport sous forme de feuille de calcul. Sinon, vous devez ouvrir le rapport dans Excel à l'aide de l'option «Fichier | Ouvrir »sur la barre de ruban.