QuickBooks dispose d'un utilitaire de réconciliation qui peut rapprocher le compte de carte de crédit de votre entreprise avec le relevé papier de la carte. L'utilitaire de rapprochement fait partie du menu Banque et s'ouvre dans sa propre fenêtre distincte. Le rapprochement de votre compte de carte de crédit chaque fois que vous recevez un relevé papier vous aidera à détecter toute transaction irrégulière, incorrecte ou manquée, ce qui peut contribuer à un solde de compte inexact. De plus, le programme ouvrira automatiquement l'option de paiement de la facture après avoir terminé le processus de rapprochement.
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Sélectionnez «Rapprocher» dans la section Opérations bancaires de la page d'accueil de QuickBooks pour ouvrir la fenêtre Commencer le rapprochement.
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Cliquez sur le menu déroulant «Compte», puis sélectionnez le compte de carte de crédit sous «Cartes de crédit».
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Entrez la date du relevé de carte de crédit dans le champ Date du relevé, puis assurez-vous que le solde de début sur le relevé de carte de crédit correspond au montant indiqué dans le champ Solde de début du programme. Si les soldes d'ouverture ne correspondent pas, vous devez corriger le solde d'ouverture du compte de carte de crédit. Ouvrez le menu «Listes», puis sélectionnez «Plan comptable». Sélectionnez le compte de carte de crédit, puis entrez le solde d'ouverture correct ou modifiez les transactions dans le registre pour corriger toute inexactitude.
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Saisissez le solde final du relevé de carte de crédit dans le champ Solde final. S'il y a des frais financiers, remplissez les champs de la section Entrer les frais financiers. Par exemple, saisissez le montant des frais financiers et la date dans les champs appropriés.
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Cliquez sur le bouton "Continuer" pour ouvrir la fenêtre Rapprocher, puis cochez la case "Masquer les transactions après la date de fin du relevé".
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Cliquez sur chaque transaction dans la fenêtre qui apparaît sur le relevé de carte de crédit. Cliquer sur une transaction place une coche à côté de celle-ci et la marque automatiquement comme effacée. Lorsque la valeur Différence affiche «0.00», le compte est rapproché avec succès.
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Cliquez sur le bouton "Rapprocher maintenant" pour ouvrir la fenêtre "Effectuer le paiement". Sélectionnez un bouton radio «Paiement» - tel que «Écrire un chèque pour paiement maintenant» - puis cliquez sur «OK». Cette action ouvre la fenêtre des options de paiement - telle que la fenêtre Ecrire des chèques - afin que vous puissiez payer la facture de carte de crédit. La fenêtre Sélectionner le rapport de rapprochement s'ouvre également automatiquement.
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Sélectionnez le bouton radio dans la fenêtre Sélectionner un rapport de réconciliation en regard du type de rapport de réconciliation que vous souhaitez afficher, tel qu'un rapport de synthèse.
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Cliquez sur le bouton "Afficher" pour afficher le rapport ou sur le bouton "Imprimer" pour l'imprimer. Cliquez sur le bouton "Fermer" pour fermer la fenêtre.