Exigences relatives au décaissement du formulaire W2 pour les entreprises

Les entreprises qui paient des salaires et autres paiements totalisant plus de 600 $ par année civile doivent fournir des copies du formulaire IRS W-2 aux employés, y compris les anciens employés. Si votre entreprise a payé un particulier et a déduit l'impôt sur le revenu, les impôts pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie, ou FICA, vous devez remplir les formulaires IRS W-2 et W-3. Le formulaire W-3 est un résumé des formulaires W-2 individuels que votre entreprise soumet au gouvernement.

Formulaire W-3

Pour remplir le formulaire de transmission IRS W-3, vous devez avoir le nombre total de W-2 que vous soumettez à l'IRS. Si vous possédez plus de 250 W-2, déposez votre W-3 en ligne. Sinon, remplissez le formulaire papier, qui requiert votre numéro d'identification d'employeur et le montant total des W-2 que vous remettez aux employés et anciens employés. Vous devez avoir le total des prestations pour personnes à charge, des cotisations à des régimes de retraite non admissibles, de la rémunération différée et de l'impôt fédéral sur le revenu retenu. En outre, le W-3 exige l'abréviation et le numéro d'identification de l'État, ainsi que les salaires et les impôts sur le revenu de l'État et locaux retenus. Si votre entreprise opère dans deux ou plusieurs états, vous n'avez pas besoin d'insérer les abréviations d'état ou les numéros d'identification.

Formulaire W-2

Vous êtes tenu de verser des copies du formulaire IRS W-2 étiquetées B, C et 2 aux employés et anciens employés qui ont été payés plus de 600 $ au cours de l'année civile. La date limite pour fournir des W-2 est le 31 janvier, suivant l'année civile pour laquelle vous déclarez les salaires. Par exemple, la date limite est le 31 janvier 2013 pour l'année civile se terminant le 31 décembre 2012.

Décaissement anticipé

Si vous avez des employés qui ont quitté l'entreprise avant la fin de l'année civile ou des employés dont les revenus ont cessé plus tôt dans l'année civile, vous pouvez leur fournir des W-2 avant la fin du calendrier si vous le souhaitez. Mais vous avez encore jusqu'au janvier suivant pour fournir des W-2 aux employés. Par exemple, si vous aviez un employé d'été pour qui vous auriez pu préparer un W-2 d'ici septembre, vous pouvez fournir le W-2 avant le 31 janvier, ou vous pouvez attendre et fournir le W-2 avec le reste de votre employés W-2 qui sont dus au plus tard le 31 janvier. Un employé peut demander des copies de son W-2 et vous devez répondre à la demande dans les 30 jours après que l'employé a reçu son dernier chèque de paie.

Extension

Si vous n'avez pas suffisamment de temps pour préparer les formulaires W-2 ou si des circonstances atténuantes vous empêcheront de débourser les formulaires W-2 des employés, vous devez écrire à l'IRS avant la date limite du 31 janvier. Votre lettre doit contenir vos coordonnées et le numéro d'identification de l'employeur, ainsi que le nom et la signature de la personne autorisée à faire une telle demande. Indiquez la raison de votre correspondance - pour demander une prolongation du délai de versement des «Formulaires W-2» à vos employés - et expliquez ce qui a causé le retard. Si vous avez besoin d'une extension pour plus de 10 formulaires W-2, vous devez soumettre une demande électronique.

Mail retourné

Si vous recevez du courrier pour les formulaires W-2 que vous avez tenté de fournir aux employés, conservez-les dans un dossier pendant quatre ans. Conservez les formulaires W-2 retournés dans un fichier sécurisé, comme vous le feriez pour tout autre dossier d'emploi. Si vos formulaires W-2 sont stockés électroniquement, assurez-vous qu'ils sont correctement scannés pour afficher des informations pertinentes sur la raison pour laquelle le formulaire a été renvoyé, comme une adresse erronée ou aucun nom à l'adresse.