La technologie de messagerie instantanée permet aux employés de discuter entre eux rapidement et en privé. La technologie est similaire au courrier électronique en ce sens que les informations sont envoyées au destinataire par voie électronique, mais la messagerie instantanée ne nécessite pas que le destinataire accède à une boîte de réception personnelle pour récupérer le message. Les messages instantanés apparaissent automatiquement sur l'écran actuel du destinataire. De nombreuses entreprises utilisent la messagerie instantanée pour accroître l'efficacité de la communication sur le lieu de travail, réduire les interférences et améliorer le service client.
Améliore la communication
La messagerie instantanée améliore la communication sur le lieu de travail. Il est plus efficace que le courrier électronique car il permet aux messages d'apparaître immédiatement, ce qui permet de gagner du temps. Grâce à la messagerie instantanée, les employés peuvent rester en contact permanent les uns avec les autres en cas de problèmes nécessitant une assistance. Les responsables peuvent travailler à distance tout en continuant à communiquer activement avec les membres de l'équipe comme s'ils étaient dans la même pièce.
Réduit les interruptions
De nombreux travailleurs utilisent la messagerie instantanée comme alternative au téléphone, aux courriels ou aux visites personnelles. Ces formes de communication sont généralement plus longues et perturbatrices que la messagerie instantanée. Grâce à la messagerie instantanée, les employés communiquent entre eux tout en poursuivant les tâches en cours. Étant donné que la messagerie instantanée n'oblige pas les employés à arrêter le travail pour répondre au téléphone ou avoir une conversation en face à face, la technologie réduit considérablement les interférences sur le lieu de travail.
Améliore le service client
La messagerie instantanée permet aux employés de fournir des informations en temps réel aux clients. Si un problème de service client nécessite l'approbation du responsable ou une attention immédiate, le travailleur peut demander des informations ou des commentaires aux responsables ou aux employés de niveau supérieur sans quitter leur bureau. Cela réduit le temps d'attente des clients et garantit une expérience client de qualité.
Rentable
La messagerie instantanée est une forme de communication rentable. Pour les grandes entreprises qui collaborent régulièrement entre sites, la messagerie instantanée permet d'économiser de l'argent sur les frais de déplacement. La messagerie instantanée permet aux entreprises d'organiser des réunions, de créer des présentations et d'envoyer et de recevoir des candidatures en ligne sans avoir à se déplacer vers d'autres bureaux. La technologie permet également aux utilisateurs de corriger instantanément les documents et les feuilles de calcul, ce qui permet d'économiser sur les coûts d'impression et de distribution.