Les dépenses en capital diffèrent des dépenses de fonctionnement à la fois en ce qui concerne la raison pour laquelle l'argent est dépensé et le calendrier de planification. Contrairement aux dépenses de fonctionnement, qui comprennent des coûts tels que les salaires, les taxes, les assurances et l'entretien de l'équipement, les dépenses en capital désignent l'argent dépensé pour acheter ou améliorer des actifs fixes tels que l'équipement, la technologie ou l'immobilier. Les dépenses liées aux dépenses en capital créent un besoin de planifier à l'avance, que les dépenses en capital soient obligatoires ou discrétionnaires.
What It Is
La planification des dépenses en capital comprend les personnes et les procédures sur lesquelles une entreprise s'appuie pour évaluer les besoins à long terme et évaluer les besoins commerciaux à long terme. La comparaison des besoins avec les plans à long terme et les objectifs de croissance de l'entreprise aide l'entreprise à prioriser et à planifier les achats d'immobilisations. Dans certains cas, cela peut être aussi simple que d'inspecter le toit, d'évaluer sa durée de vie utile restante et le coût de remplacement, puis d'ajouter à un plan de dépenses en capital par ordre de priorité. Dans d'autres cas, cependant, la planification des dépenses en capital peut être beaucoup plus compliquée. Par exemple, la mise à niveau d'une infrastructure informatique doit généralement être planifiée en une série d'étapes qui, au total, s'étendent sur une période de plusieurs mois ou années.
Workflow de planification des dépenses
Les étapes du processus de planification suivent souvent un flux de travail ascendant. Les chefs de service démarrent souvent le processus en identifiant un besoin tel qu'une augmentation du nombre de plaintes concernant un réseau lent ou des inefficacités créées par l'utilisation d'équipements informatiques obsolètes. Une analyse coût-opportunité ou une étude de faisabilité peut identifier les solutions possibles ainsi que les coûts et conséquences potentiels. Une fois que la proposition parvient au propriétaire de l'entreprise ou à l'équipe décisionnelle, les options de coût-opportunité sont analysées, les estimations de coûts sont comparées au budget annuel et, si elles sont approuvées, la dépense passe au stade de la planification.
Calendrier de planification
Bien qu'il n'y ait pas de calendrier fixe auquel la planification des dépenses en capital doit se conformer, de nombreuses entreprises choisissent une période de quatre à six ans. En effet, un délai plus court n'est souvent pas suffisant pour achever une dépense nécessitant une mise en œuvre en une série d'étapes, tandis qu'un délai plus long peut rendre la création d'un budget précis plus difficile. La période choisie doit être suffisamment longue pour vous permettre de planifier avec précision, de hiérarchiser et soit de constituer les réserves financières requises, soit de créer un plan d'emprunt qui sera le moins coûteux pour votre entreprise.
Mesurer le succès de la planification des dépenses en immobilisations
Une planification réussie des dépenses en immobilisations nécessite des outils de hiérarchisation, de gestion des risques et d'optimisation du calendrier des dépenses en immobilisations. Bien que différentes entreprises puissent choisir différents outils, les paramètres tels que les taux de rendement minimal, la période de récupération, la valeur actuelle nette et le retour sur investissement sont parmi les plus couramment utilisés. Les taux haies spécifient une attente de taux de rendement minimum. La période de récupération identifie la durée attendue par l'entreprise pour recouvrer le coût de l'investissement. La valeur actuelle nette est utilisée pour déterminer la valeur d'un projet en projetant les entrées de trésorerie nettes que l'investissement générera tandis que le retour sur investissement est utilisé pour hiérarchiser les dépenses en capital. Dans certaines entreprises, les arbres de décision sont un autre outil utilisé pour hiérarchiser les dépenses en capital.