Les entreprises utilisent des notes de service pour diffuser des informations à plusieurs personnes. De tels mémos détaillent les nouvelles sur les politiques, les événements ou les initiatives, par exemple, et fournissent les informations à tous les gestionnaires appropriés en même temps. Créer un mémo de gestion efficace implique de comprendre votre public et de réaliser que les gestionnaires reçoivent beaucoup de correspondance tout au long de la journée. Rédigez le mémo pour être clair et concis, avec une ligne d'objet d'intérêt, pour attirer l'attention.
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Envoyez le mémo uniquement aux responsables qui ont besoin de ces informations. Distribuer des mémos à tous les superviseurs de l'organisation à chaque fois qu'un mémo est rédigé peut réduire les chances de voir le mémo lu. En étant sélectifs, les managers sauront s'ils en ont reçu un, le contenu est probablement important.
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Écrivez un sujet fort, ou Re :, ligne pour attirer l'attention du lecteur. Plutôt que quelque chose d'ordinaire, comme «Mise à jour du programme de soins de santé», vous pourriez écrire: «De nouveaux avantages passionnants ajoutés au programme de soins de santé!»
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Résumez l'objectif de l'article dans la première phrase. Les gestionnaires l'utiliseront comme guide pour déterminer s'ils doivent continuer à lire. Une ouverture générique du mémo peut amener un gestionnaire occupé à conclure que l'information ne vaut pas son temps, alors incluez suffisamment de détails dans la première ligne pour persuader les gestionnaires que le mémo en vaut la peine.
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Gardez le mémo court et concis. Utilisez une combinaison de paragraphes et de puces pour une lecture rapide. Dans le même temps, incluez suffisamment de contenu pour expliquer clairement les informations. De nombreuses personnes sont devenues conditionnées à de courtes publications sur les réseaux sociaux pour faire passer un message; comprendre la différence entre une note adressée aux managers et une mise à jour Twitter, par exemple. La note de service doit fournir un résumé satisfaisant du problème.
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Clarifiez les prochaines étapes ou responsabilités des lecteurs. Indiquez clairement s'ils ont besoin de recueillir certaines informations, d'assister à un séminaire, d'éduquer leurs subordonnés sur la question ou de toute autre chose qui nécessite une action supplémentaire. Incluez la date limite spécifique pour les actions s'il y en a une.
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Énumérez un nom de contact et des informations si l'un des gestionnaires a des questions concernant le contenu du mémo.