La communication établit des relations, y compris les relations de travail qui permettent aux personnes au sein d'une entreprise de coordonner leurs efforts pour le bien commun. Pour éviter les chevauchements ou les trous dans le travail qui compromettraient la coordination, les petites entreprises en croissance doivent finalement construire une structure organisationnelle. Non seulement la structure établit la place de chacun, mais elle établit également une hiérarchie de communication. Cette hiérarchie repose sur les connexions établies dans la structure. Ces connexions dictent les canaux de communication formels. Les auteurs de «Gestion: répondre et dépasser les attentes» appellent ces canaux formels «des pipelines désignés pour les messages», insistant sur le flux ouvert de communication qui permet à une petite entreprise de fonctionner correctement.
Flux ascendant
Les communications dans les entreprises se déplacent vers le haut, vers le bas et à travers les niveaux d'une organisation. La communication qui circule dans la chaîne de commandement donne à la direction des informations précieuses sur l'état des affaires de l'entreprise. Les commentaires, les rapports, les informations sur les clients, les suggestions et les besoins de travail vont tous du subordonné au gestionnaire. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous n'avez pas à attendre passivement que ces communications se produisent. Les outils qui encouragent une communication ouverte de niveau en niveau comprennent des sondages, des réunions régulières, une politique de porte ouverte et la possibilité pour les employés de participer à des comités consultatifs.
Flux descendant
Les communications qui descendent d'un niveau à l'autre vont des questions opérationnelles aux questions stratégiques. Les questions quotidiennes comprennent les directives des superviseurs, la rétroaction, la formation et les évaluations. Cependant, en commençant par le propriétaire, la direction doit également fournir un leadership en communiquant des préoccupations plus larges - des principes directeurs, tels que la vision, la mission et les objectifs stratégiques de l'entreprise. Garder ces éléments pertinents conduit l'entreprise sur sa bonne voie. Outre les réunions individuelles et de groupe, les outils de transmission des messages comprennent les bulletins et les blogs, les médias sociaux, les manuels de procédure, les rapports, les notes de service et les lettres.
Mouvement latéral
Les niveaux de la hiérarchie de communication déterminent la manière dont les personnes et les services communiquent dans toute l'organisation. Des personnes de même niveau ou de niveau similaire communiquent entre elles. Les gestionnaires des départements le font aussi. Ces communications horizontales permettent aux gens de coordonner leurs efforts afin qu'une part sache ce que fait l'autre. La communication horizontale comprend également des contacts externes avec les fournisseurs et les clients. Les informations glanées peuvent ensuite être partagées avec les départements ou les membres de l'équipe. Outre le contact direct et les messages écrits, la communication horizontale repose sur des outils tels que les numéros sans frais et l'assistance par e-mail.
Effets structurels
Le type de structure organisationnelle d'une entreprise affecte ses communications. Dans la configuration traditionnelle - le patron en haut, les gestionnaires en dessous et les employés en bas - la hiérarchie formelle étroite permet des canaux de communication formels et contrôlés. La plupart des nouvelles petites entreprises ont des organisations informelles plus lâches et des informations plus fluides - moins de pipelines désignés, plus de rivières coupant les canaux à leur guise. Un propriétaire de petite entreprise qui compte sur des équipes plutôt que sur des niveaux de gestion pour atteindre ses objectifs - la structure de l'équipe - met nécessairement l'accent sur la communication horizontale entre les membres de l'équipe. Sans contrainte par les canaux bureaucratiques formels, l'information se répand rapidement. Une communication rapide rend une entreprise flexible et réactive.