Que vous exploitiez des camions de livraison pour votre entreprise ou que vous envoyiez simplement des employés faire des courses occasionnelles, les frais d'essence ou de carburant sont probablement quelque chose que vous payez au moins occasionnellement. D'autres fois, vous devrez peut-être facturer à un client les dépenses d'essence liées à une commande de travail ou de service. Pour vous aider à suivre les différents types de frais d'essence que votre entreprise peut encourir, QuickBooks propose quelques options pour les saisir et les comptabiliser.
Saisir une facture pour les dépenses
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Lancez QuickBooks, cliquez sur «Fournisseurs» dans la barre de menu, puis sélectionnez «Entrer les factures».
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Cliquez sur la liste déroulante «Fournisseur», puis sélectionnez le nom de la station-service ou de l'entreprise auprès de laquelle vous avez acheté l'essence. Si vous n'avez pas encore ajouté la station-service à votre liste de fournisseurs, cliquez sur «Ajouter nouveau», remplissez les détails du fournisseur, puis cliquez sur «Ajouter». Après avoir ajouté la nouvelle station-service ou le nouveau fournisseur, sélectionnez l'entreprise dans la liste déroulante Fournisseur.
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Cliquez sur le champ «Date» et sélectionnez la date de l'achat d'essence dans le calendrier contextuel. Sinon, laissez la date actuelle intacte dans le champ, si vous entrez la facture le même jour que l'achat d'essence.
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Entrez le montant de l'achat d'essence dans le champ «Montant dû».
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Entrez le numéro de reçu ou tout autre numéro de suivi reconnaissable pour l'achat d'essence dans le champ «No de réf.».
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Cliquez sur l'onglet «Dépenses», puis cliquez à l'intérieur du champ «Compte». Sélectionnez «Essence», «Achats de carburant» ou un autre compte de dépenses approprié pour l'achat dans la liste déroulante.
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Cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer la nouvelle facture et enregistrer l'achat d'essence dans votre système QuickBooks.
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Cliquez sur "Fournisseurs" dans la barre de menu, puis sélectionnez "Payer les factures". Cliquez sur «Afficher toutes les factures» dans la fenêtre Payer les factures, puis faites défiler vers le bas et sélectionnez la facture pour l'achat d'essence que vous avez entré précédemment.
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Cliquez sur la liste déroulante «Compte de paiement» et sélectionnez le compte à partir duquel vous souhaitez déduire le paiement de l'achat d'essence (c'est-à-dire la petite caisse ou le compte de carte de crédit).
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Cliquez sur la liste déroulante «Mode de paiement» et sélectionnez «Chèque» - même si vous n'avez pas payé par chèque. Sélectionnez l'option "Assign Check No". Lorsque la fenêtre contextuelle apparaît, entrez le numéro de chèque si vous avez payé avec un chèque ou entrez «Comptant», «GAB» ou «Carte de crédit» si vous avez payé l'achat d'essence en utilisant une autre méthode.
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Cliquez sur «Payer les factures sélectionnées» pour enregistrer le paiement de l'achat d'essence.
Frais d'essence remboursables
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Cliquez sur «Fournisseurs», puis sélectionnez «Entrer les factures». Sélectionnez le nom de la station-service ou de l'entreprise dans la liste déroulante Fournisseur.
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Cliquez sur le champ "Article" pour ouvrir une liste déroulante. Sélectionnez «Essence», «Achats de carburant» ou un autre nom d'article approprié dans la liste pour l'achat d'essence. Cliquez sur la case à cocher dans la colonne "Facturable" pour transmettre le coût de l'achat de gaz au client.
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Cliquez sur la liste déroulante «Client: Nom du poste» et sélectionnez le client à qui vous souhaitez facturer les frais d'achat de gaz.
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Entrez la date et le montant de l'achat de gaz dans les champs correspondants, puis cliquez sur «OK» pour enregistrer la dépense.
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Créez une nouvelle facture pour le client comme vous le feriez normalement. Cliquez sur le bouton «Ajouter temps / coûts», puis sélectionnez la dépense de gaz dans la fenêtre Entrer les factures. Entrez une valeur appropriée dans le champ «Montant de majoration ou%» si vous souhaitez facturer au client plus que le montant réel des frais de gaz.
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Sélectionnez "Imprimer le temps et les coûts sélectionnés en un seul article" si vous ne souhaitez pas que le client voie le montant de la majoration sur la facture. Cliquez sur "OK" pour transférer les informations sur les frais de gaz et le coût sur la facture.
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Ajoutez d'autres articles à la facture si nécessaire. Enregistrez et imprimez la facture comme vous le feriez normalement.