Suivre la paie de vos employés prend du temps et est compliqué, et c'est vous qui êtes en ligne si les impôts ne sont pas calculés correctement. Cela prend un temps précieux dans la gestion de votre entreprise car vous vous concentrez sur le respect des lois sur la paie. Ce n'est pas nécessaire, cependant, car certains outils pratiques peuvent faciliter vos tâches de paie.
Le salaire
Quelle que soit la façon dont vous traitez votre paie, placer vos employés sur un salaire plutôt que de les payer à l'heure peut faciliter le traitement de la paie. Lorsqu'ils sont salariés, les employés gagnent généralement le même montant chaque semaine. Cela signifie que vous pouvez calculer leur salaire brut, la retenue d'impôt et le salaire net une fois, puis le copier pour chaque jour de paie. Des éléments tels que les primes nécessitent des calculs supplémentaires, mais l'utilisation d'un système de rémunération pour vos employés peut vous faire gagner un temps considérable lors du calcul de la masse salariale. Ce système ne convient pas à toutes les entreprises, en particulier à celles qui emploient des personnes à temps partiel, et il existe des lois concernant les personnes pouvant être rémunérées sur une base salariale, alors demandez à votre comptable si c'est la meilleure option pour vous.
Logiciel de paie
L'utilisation d'un logiciel de paie peut réduire considérablement le temps que vous passez à calculer la paie et les retenues à la source. Il existe de nombreuses options, les banques et les éditeurs de logiciels fiscaux proposant des versions en ligne pratiques. La plupart exigent des frais mensuels peu élevés, mais plusieurs fonctionnalités utiles peuvent rendre les frais intéressants pour votre entreprise. Une fois que vous avez entré les informations de vos employés, telles que combien ils gagnent et combien ils ont choisi de retenir, tout ce que vous faites pour chaque jour de paie est d'entrer le nombre d'heures qu'ils ont travaillé. La plupart des choix de logiciels vous permettent d'ajouter d'autres options telles que les heures supplémentaires, les vacances, les congés de maladie et les commissions. Le logiciel calcule la paie nette et crée un récapitulatif de paie pour chaque employé. Certains programmes automatisent le processus de dépôt direct ou créent également les chèques pour vous; vous faites simplement passer votre stock de chèques via l'imprimante.
Externalisation
Payer un comptable ou une société de services de paie pour faire vos calculs de paie est une option facile. La plupart exigent des frais mensuels basés sur le nombre d'employés que vous avez. La société gère généralement le processus de dépôt direct pour vous ou émet des chèques à partir de votre compte pour chaque jour de paie. Ces professionnels de la finance ont tendance à rester au fait des modifications de la législation fiscale, s'assurant d'ajuster la rémunération de votre personnel si nécessaire. Cependant, l'Internal Revenue Service tient toujours l'employeur responsable de rembourser les impôts si la société de paie fait une erreur, il est donc préférable d'utiliser une entreprise de bonne réputation et de vérifier les références avant d'en embaucher une.
Tenue des dossiers
Une partie du mal de tête de la paie consiste à déposer et à payer vos retenues à la source mensuelles et à créer des W-2 ou d'autres documents fiscaux en janvier. Si vous calculez votre masse salariale manuellement, vous devez garder une trace des retenues de chaque employé et remplir les documents d'état et fédéraux appropriés. Les employeurs doivent conserver ces registres pendant trois ans, vous devez donc être organisé et disposer d'un espace de stockage suffisant. L'utilisation d'un logiciel de paie ou d'une entreprise de services de paie peut vous aider avec cette tenue de registres ainsi que pour payer le montant approprié de vos impôts mensuels. Vous pouvez stocker vos dossiers par voie électronique plutôt que de prendre des biens immobiliers de valeur dans votre bureau.