Le rôle des ressources humaines en tant que défenseur des salariés prend une importance supplémentaire lorsque l'un d'entre eux meurt au travail. De l'annonce initiale à l'embauche d'un remplaçant, la façon dont les RH gèrent cette situation émotionnelle affecte la culture et le rétablissement de l'organisation. Les employés assimilent les actions et l'attitude des ressources humaines à celles de l'entreprise car elle traite des responsabilités juridiques et pragmatiques associées à un décès au travail, qu'il soit accidentel, auto-infligé, pour des raisons de santé ou naturelles ou le résultat d'un catastrophe.
Notification
Lorsque les RH apprennent qu'un employé est décédé au travail, sa première responsabilité consiste à informer les autorités compétentes, à fournir les coordonnées d'urgence du défunt et à assurer la sécurité des autres employés au besoin. La politique de l'entreprise dicte si le superviseur de l'employé ou les ressources humaines avertissent la famille. La direction exécutive peut vouloir diriger la communication initiale avec le personnel; Cependant, les RH supervisent la logistique de l'annonce aux employés, y compris ceux qui sont temporairement absents du bureau, organisent le soutien à la gestion du deuil et coordonnent toutes les annonces médiatiques avec le service des relations publiques.
Soutien du personnel
Après avoir informé toutes les parties concernées, les RH se consacrent à guider le deuil de l'organisation. Il assume la responsabilité d'aider les gestionnaires et les superviseurs concernés à faire face au traumatisme de l'événement et de les conseiller sur la façon d'aider leurs employés à faire face à leur deuil. En rassemblant et en diffusant des informations exactes au fur et à mesure qu'elles deviennent disponibles, les RH renforcent la bienveillance et la préoccupation que les travailleurs veulent et ont besoin de leur employeur. Les autres mesures prises par les RH comprennent la mise à disposition d'une salle privée où les employés peuvent se rassembler de manière informelle pour pleurer ensemble et la présence de conseillers en deuil sur place.
Obligations de rapport
L'administration américaine de la sécurité et de la santé au travail veut savoir quand un décès au travail se produit, même si une crise cardiaque a causé la mort. Le respect des exigences de rapport de l'OSHA incombe généralement aux RH. Les RH ont huit heures après le décès d'un employé lié au travail pour appeler l'OSHA - au 1-800-321-6742 - ou signaler l'incident en personne au bureau de l'OSHA le plus proche. Les détails que les RH doivent fournir comprennent le nom de l'entreprise; l'heure de l'incident, l'endroit où il s'est produit et une brève description; nombre de décès et coordonnées. Les avis écrits ne sont pas autorisés. Si un employé décède dans les 30 jours suivant un accident du travail, les RH doivent suivre les mêmes procédures de signalement. Les seules exceptions sont les décès liés au transport commercial ou à un accident de voiture à l'extérieur d'une zone de construction. Cependant, les RH doivent les inclure dans le journal annuel des blessures et maladies de l'OSHA.
Affaires légales
Les RH ont la responsabilité de fournir au service de la paie les informations nécessaires pour préparer le chèque de paie final de l'employé décédé conformément à la législation de l'État, comme tout congé payé - y compris les jours personnels, les congés de maladie ou les vacances - et la rémunération gagnée. Assurer la résiliation correcte de l'assurance maladie conformément aux lignes directrices de la politique devient une tâche RH importante, tout comme la rencontre avec les bénéficiaires pour expliquer les procédures liées à la retraite, la santé, l'assurance-vie collective et les prestations de décès.
Diriger le processus de guérison
Les tâches des RH lorsqu'un employé meurt au travail peuvent inclure un service commémoratif pour lequel il sollicite l'aide de collègues afin de guérir les cœurs lourds. Les RH doivent contacter la famille du défunt, représenter l'entreprise lors des funérailles, envoyer des cartes de sympathie et des fleurs ou organiser un don. D'un point de vue commercial, les RH doivent restituer tous les effets personnels de l'employé de son bureau et assurer le retour des biens de l'entreprise tels que les clés, les cartes de crédit et l'équipement. Les RH doivent également s'assurer que quiconque occupe le poste vacant ne subit pas la stigmatisation d'être considéré comme un remplaçant. Enfin, les RH mènent une enquête sur la manière dont l'accident mortel aurait pu être évité ainsi que sur l'efficacité de la communication et la présence de collègues formés à la RCR et l'utilisation d'un défibrillateur externe automatisé, ou DEA.