La structure organisationnelle est la conception formelle des hiérarchies managériales au sein d'une entreprise, définissant à la fois les relations hiérarchiques et les flux d'informations. La structure organisationnelle d'une entreprise constitue la base sur laquelle se fondent les politiques opérationnelles. La structure joue également un rôle important dans le façonnement de la culture organisationnelle, et les entreprises peuvent juger nécessaire de modifier la structure organisationnelle pour rester compétitives ou s'adapter aux changements de l'entreprise, de l'industrie ou du marché.
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Impliquez les employés de tous les niveaux de votre organisation dans la phase de planification. Sollicitez les commentaires des principaux gestionnaires et employés de première ligne pour obtenir un aperçu plus approfondi des problèmes opérationnels pratiques. Invitez un ou deux employés influents de première ligne à participer aux réunions de planification. En plus d'offrir des informations uniques, ces employés peuvent aider à tenir les autres employés informés du processus de planification tout en suscitant l'enthousiasme à propos du changement.
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Communiquez régulièrement les progrès de la planification dans toute l'organisation. Envoyez des mises à jour à l'échelle de l'entreprise par e-mail ou dans la newsletter de votre entreprise pour garder le changement frais dans l'esprit des employés pendant un certain temps avant la phase de mise en œuvre. Évitez de faire en sorte que les employés se sentent aveuglés par le changement, surtout s'ils sont la cible d'une réduction des effectifs.
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Expliquez en détail les raisons du changement, ainsi que les avantages que le changement apportera aux différents services et employés. Tenez au moins deux réunions pour détailler le changement; un avec les directeurs de département et un avec l'ensemble de votre bureau ou organisation, si possible. Envoyez un e-mail décrivant plus en détail le changement et comment il affectera les employés à tous les niveaux de l'organisation. Utilisez un langage positif autant que possible pour souligner les avantages du changement plutôt que les inconvénients possibles.
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Donnez l'exemple dans le cadre de l'initiative de changement et demandez à vos cadres supérieurs de faire de même. Montrez publiquement votre engagement envers le changement à travers vos conversations informelles et le temps que vous passez à planifier et à communiquer les détails du changement.
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Déployez le changement un service à la fois, si possible, pour identifier et résoudre rapidement les problèmes logistiques. Modifiez vos plans de mise en œuvre des changements si nécessaire après la réorganisation du premier département. Déployez rapidement les changements ultérieurs pour faire avancer le processus et minimiser l'impact à court terme du changement sur la productivité globale.