La paie joue un rôle de premier plan dans votre entreprise lorsque vous avez des employés à payer. Si vous cédez les rênes de la paie à un employé ou si vous embauchez quelqu'un pour prendre en charge les responsabilités de paie, écrire les procédures de paie peut raccourcir la courbe d'apprentissage. La rédaction des procédures de paie garantit également le même résultat à chaque fois que la paie est traitée: des chèques de paie précis et opportuns des employés.
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Décrivez comment les employés documentent et soumettent le temps. Selon le Département américain du travail, un employeur peut utiliser n'importe quel système de chronométrage qu'il souhaite - que ce soit une feuille de temps, un système de suivi du temps informatique ou autre. Notez comment les employés soumettent le temps travaillé pour la période de paie et à quelle fréquence les chèques de paie sont coupés. Par exemple, si des feuilles de temps imprimées sont soumises au responsable des ressources humaines, indiquez-les dans la procédure afin que la personne qui traite la paie sache que c'est là qu'elle doit récupérer les feuilles de temps.
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Parcourez les actions au fur et à mesure que vous écrivez. La meilleure façon de vous assurer que vous incluez toutes les étapes nécessaires au traitement de la paie est d'écrire les étapes au fur et à mesure que vous effectuez les actions de paie.
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Écrivez comment calculer le salaire des employés. Par exemple, si votre entreprise utilise un logiciel informatique pour la paie, notez les étapes que l'employé doit suivre pour saisir les informations de paie dans le système pour chaque employé.
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Discutez de la manière de procéder aux ajustements de paiement. Décrivez les procédures que l'employé doit suivre pour apporter des ajustements au salaire versé aux employés. Par exemple, si un employé prend un jour de vacances non payé, décrivez comment l'ajustement de paie est effectué pour déduire le salaire du jour de travail du chèque de l'employé.
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Échéancier des paiements. Inclure une description de la fréquence à laquelle les chèques de paie sont coupés (hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle).
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Décrivez comment imprimer des chèques ou soumettre des informations sur la paie à l'agent de gestion de la paie. Une fois que l'employé a saisi les informations de paie dans le logiciel informatique ou le système de suivi du temps, décrivez comment imprimer les chèques de paie ou soumettre les enregistrements de paie au service de paie qui imprime les chèques pour l'entreprise.
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Tenez les dossiers à jour. L'Internal Revenue Service suggère de conserver les registres de paiement des employés, tels que les W-2, les fiches de présence, les déclarations fiscales et autres registres de paie pendant au moins trois ans. Décrivez où ces dossiers sont conservés et comment l'employé doit gérer le classement de ces dossiers ou la sauvegarde de ces dossiers (électroniquement et / ou sur papier).
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Demandez à un employé de tester le brouillon des instructions. Une fois la première ébauche des étapes rédigée, demandez à un employé de suivre les instructions pour voir s'il traite correctement la paie. Permettez à l'employé de fournir des commentaires sur les domaines des instructions qui n'ont pas de sens ou qui ont eu des problèmes à faire.
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Écrivez les dernières étapes. À l'aide des commentaires de l'employé, affinez et ajustez les procédures de paie dans un format final.