L'Organisation internationale de normalisation publie des lignes directrices sur l'assurance de la qualité qui comprennent des procédures de contrôle obligatoire des documents. Contrôler les documents selon ISO signifie suivre les documents pour s'assurer que les employés qui s'y réfèrent ont toujours le bon document disponible. Les procédures de contrôle des documents ISO spécifient les mesures que vous pouvez utiliser pour contrôler les documents d'assurance qualité et satisfaire à l'exigence de retirer les documents publiés lorsqu'ils sont obsolètes et de les remplacer au fur et à mesure que les révisions sont approuvées.
Révision
Vous devez inclure un moyen d'identifier les documents révisés si les employés ont besoin de savoir lequel est le plus récent. Les mesures de contrôle de document typiques utilisent une table de révision sur chaque document pour entrer une brève note sur ce qui a été modifié et un numéro de révision avec une date. Si vous n'avez pas besoin d'enregistrer les modifications, vous pouvez utiliser une séquence de numéros courants à la fin du numéro de document pour identifier le numéro de révision, ou entrer la date de la révision la plus récente à un endroit bien en vue. La clé est que les employés qui ont deux versions d'un document doivent être en mesure de dire laquelle est la plus récente.
Approbation
Avant qu'un document ou une révision ne soit publié, il doit être approuvé. En règle générale, l'approbation implique une signature ou des initiales à côté du numéro d'identification du document. La personne qui a préparé le document ou effectué la révision peut signer pour l'approbation si elle exécute l'approbation comme une tâche distincte du travail de préparation du document. Sinon, un superviseur ou un responsable approuve et signe généralement le document ou la révision.
Distribution de Tokens
La fonction clé du contrôle des documents ISO est de suivre les documents émis. Vous pouvez délivrer des documents aux employés ou aux services ou les rendre disponibles à des endroits spécifiques. Dans chaque cas, vous devez conserver une trace de la destination du document et de la révision que vous avez publiée. Cet enregistrement vous permet de vous assurer que, lorsqu'une nouvelle révision est disponible, vous pouvez la délivrer à tous les emplacements qui ont l'ancienne version. Ce processus garantit que la dernière révision est toujours envoyée pour remplacer chaque copie de la version précédente.
Documents obsolètes
Le contrôle des documents ISO doit inclure une procédure pour traiter les copies obsolètes de documents. Un employé qui reçoit une nouvelle révision doit suivre la procédure pour s'assurer que seule la nouvelle révision est mise à la disposition des employés qui ont besoin de consulter le document. Une procédure typique demande au destinataire du document révisé de détruire ou de renvoyer la version obsolète. Alternativement, si l'employé souhaite conserver le document obsolète pour ses archives, il peut tamponner le document obsolète avec un tampon rouge qui place un texte rouge indiquant «obsolète» sur la face du document.